Képzeld el, hogy van egy módszer, amellyel egyszerűen eldöntheted, hogy mivel érdemes foglalkoznod, és mivel nem. Hogy mibe érdemes energiát (és pénzt) fektetned, és mibe nem. Hogy mi fog előre vinni az úton, ami a célba vezet, és mi zsákutca.
Miről olvashatsz ebben a cikkben?
Megvan? Akkor most nyisd ki a szemed, mert jó hírem van. Nem kell elképzelned, ez a módszer ugyanis már létezik, Pareto-elvnek vagy 80-20 szabálynak hívják.
1. A Pareto-elv (80-20-as szabály)
A 80/20 elv kimondja, hogy eredendő aránytalanság áll fenn az okok és a következmények, a ráfordítások és az eredmények, az erőfeszítések és a díjazás között. Az eredmények 80%-a a ráfordítások 20%-ából keletkezik. A következmények 80%-a az okok 20%-ából áll elő. Vagy másképp: az eredmények 80%-a az erőfeszítések 20%-ából adódik.
Miért fontos ezt tudnunk? Azért, mert a Pareto-elv segít meghatározni, hogy mely területekre összpontosítsuk erőfeszítéseinket.
A 80/20 elv segít eldönteni, hogy mely erőforrások a legfontosabbak a legnagyobb hatékonyság elérése érdekében, ezáltal pedig időt, pénzt, energiát spórolhatunk.
Mindannyian azt kívánjuk, bárcsak több időnk lenne a nap folyamán, hogy elvégezzük azokat a dolgokat, amelyeket szeretnénk. A 80/20-as szabály segít kiszűrni azt, ami nem fontos, és arra a 20 százalékra összpontosítani, amely segít elérni a legnagyobb sikert a legkevesebb idő alatt.
2. Pareto-elv működtetése a magánéletben
A 80/20as gondolkodás hedonista. Hisz abban, hogy az élet arra való, hogy élvezzék. A legtöbb ember nem teszi meg azokat az egyszerű dolgokat, amik üdvösek lennének a boldogságukra nézve, még akkor sem, ha tudja, mik azok.
A legtöbben beleesnek a következő csapdák valamelyikébe:
- rengeteg időt töltenek olyan emberek társaságában, akiket nem nagyon kedvelnek,
- olyan munkát végeznek, amit nem szeretnek,
- szabadidejük nagy részét olyan tevékenységekkel töltik, amit nem nagyon élveznek.
A hedonizmusról gyakran úgy vélik, önzést, mások semmibe vételét és a becsvágy hiányát jelenti, valójában szükséges feltétele annak, hogy segítsünk másokon, és hogy előre jussunk. Nagyon nehéz elérni valami értékeset, amit nem élvezünk. Ha több ember lenne hedonista, a világ jobb és minden szempontból gazdagabb hely lenne.
A 80/20as gondolkodás stratégiai, azaz a fontos dolgokra összpontosít.
A körülmények arra a hitre neveltek bennünket, hogy a nagy becsvágy lüktető hiperaktivitással, estébe nyúló munkával, kíméletlenséggel, önfeláldozással és mások eltiprásával jár együtt. Röviden, túlélési küzdelemmel. Azonban ez nem szükségszerű.
Drámai módon javíthatunk életünkön, ha felismerjük a fordulópontokat, és olyan döntéseket hozunk, amelyek boldoggá és termelékennyé tesznek.
A kulcs nem az erőfeszítés, hanem a megfelelő cél megtalálása. A legtöbben átlagos energiát fektetnek be túl sok dologba, ahelyett, hogy jelentős erőfeszítést fordítanának csak néhány fontos tevékenységre.
3. A Pareto-elv és az időgazdálkodás
3.1. Az időmenedzsment csapda
Nem arról van szó, hogy jobban osszuk be az időnket! Nem kell szigorúbban szervezned az életed, azt kell átalakítani, ahogy az idődet eltöltöd. Valószínűleg azon is változtatnod kell, ahogy magáról az időről gondolkodsz.
Az időmenedzsment azonban egy liter folyadékot igyekszik egy félliteres korsóba tölteni. Arról szól, hogy gyorsuljunk fel. Kifejezetten a túlterhelt üzletembereket célozza meg, akiket nyomaszt, hogy túl sok mindent kellene egyszerre kezdeniük az idejükkel.
Az alapgondolat szerint a napi teendők aprólékos megtervezése segít a felső vezetőknek, hogy hatékonyabban cselekedjenek. Az időmenedzsment ösztönzi, hogy állítsunk fel egyértelmű prioritásokat, és meneküljünk meg az olyan mindennapi eseményektől, amelyek bár nagyon sürgősek, esetleg nem is igazán fontosak.
Az időmenedzsment gyakran azt tanácsolja, hogy az elvégzendő tevékenységeket sorolják A, B, C és D prioritás szerint. Azonban gyakorlatban a legtöbben a tevékenységeik 60-70%-át az A és B osztályba sorolják. Arra a következtetésre jutnak, hogy nincs elég idejük. Eleve ezért érdekli őket az időmenedzsment.
Végül jobb tervezést, hosszabb munkaidőt, több komolyságot és általában nagyobb csalódottságot érnek el. Az időmenedzsment rabjaivá válnak, de ez nem változtatja meg alapvetően a cselekedeteiket, és nem is csökkenti az afelett érzett bűntudatukat, hogy nem végezik el a kiszabott napi teendőt.
3.2. Van időnk mindenre
Jelenlegi időfelhasználásunk nem racionális. Nem vagyunk szűkében az időnek. Valójában roppant bőségben áll rendelkezésünkre. Gondoljuk csak végig! Csak időnk 20%-át használjuk ki jól.
A 80/20 elv szerint, ha megdupláznánk a legfontosabb 20% tevékenységre fordított időt, két napos munkahetünk lehetne, és a mostaninál 60%-kal nagyobb teljesítményünk. Ez fényévnyire van az időmenedzsment frenetikus világától.
A 80/20 elv barátként, nem ellenségként kezeli az időt. Az ellenség az időfelhasználásunk, nem maga az idő. A projektek esetében a leghatékonyabban eltöltött idő az utolsó 20%, egyszerűen azért, mert a munkát határidőre be kell fejezni.
A legtöbb projektnél egész egyszerűen kétszeresére lehetne emelni a hatékonyságot, ha a kivitelezési időt megfeleznénk. Ez nem arra bizonyíték, hogy kevés időnk lenne.
Az alapprobléma az, hogy élvezzük a kemény munkát, vagy legalábbis az érzést, hogy elvégeztük. Mélyen be kell vésnünk az agyunkba, hogy a kemény munka, különösen, ha másnak végezzük, nem hatékony eszköz céljaink eléréséhez. Semmi érték sincs abban, ha olyasvalamit csinálsz, amit nem élvezel.
A 80/20 elv újra és újra kimutatja, hogy az a 20%, aki a legtöbbet éri el, vagy saját magának dolgozik, vagy úgy viselkedik, mintha ez így lenne. Ugyanez a gondolat érvényes a munka világán kívül is. Nagyon nehéz a jó időkihasználás, ha nem vagyunk urai a saját időnknek.
4. Hogyan csináld?
4.1. Tervezz és fókuszálj!
A Pareto-elv lényege annak felismerése, hogy az életben a legtöbb dolog nem egyenletesen oszlik el. Ez alapján hozz döntéseket az idő, az erőforrások és az erőfeszítések elosztásáról:
- Ahelyett, hogy 1 órát töltenél egy blogbejegyzés megfogalmazásával, amelyre nem biztos, hogy szükség van, szánj 10 percet az ötletek átgondolására. Ezután szánj 50 percet arra, hogy a legjobbról írj.
- Ahelyett, hogy 3 órát kínlódnál egyetlen tervvel, készíts 6 vázlatot (egyenként 30 percet), és válaszd ki a kedvenced.
- Ahelyett, hogy 3 órát töltenél 3 cikk részletes elolvasásával, szánj 5-5 percet 12 cikk áttekintésére (1 óra), majd szánj egy-egy órát a két legjobb cikkre (2 óra).
Természetesen ezt minden egyéb tevékenységre is lefordíthatod a saját területeden.
Először is tervezz! Tűzz ki célokat, adj irányt az életednek, merre akarsz menni, mire fókuszálsz!
Ha megvannak a célok, akkor állítsd fontossági sorrendbe őket! Érdemes alaposan átgondolni, mi az, amit valóban szeretnénk, amit valóban mi szeretnénk, és nem „csak” egy külső vélt vagy valós elvárásnak akarunk megfelelni.
Ha túl sok célt fogalmaztál meg, az szintén nehezíti a fókuszálást, és felaprózódáshoz vezet. Ha megvan a 3-5 legfontosabb célod, bontsd részcélokra, lépésekre, hogyan fogod, hogyan tudod megvalósítani őket.
Minden tevékenységnél, amit végzel, kérdezd meg magadtól, hogy ez most vajon a célomat szolgálja?
4.2. Nem csak 80%-ot kell teljesíteni
Ne gondold azt, hogy a Pareto-elv azt jelenti, hogy csak a szükséges munka 80%-át kell elvégezni.
Lehet, hogy igaz, hogy a híd 80%-a az első 20%-ban épül, de a híd többi részére is szükség van ahhoz, hogy működjön. Lehet, hogy igaz, hogy a Mona Lisa 80%-át a festésre fordított idő első 20%-ában festették meg, de minden részlet nélkül nem lenne az a remekmű olyan, amilyen.
Ha csúcsminőséget keresel, akkor a 100%-ra van szükséged. Amikor megpróbálod optimalizálni a pénzed, a kritikus 20%-ra összpontosítva időt takaríthatsz meg.
Nézd meg, mely tevékenységek adják a legtöbb eredményt, és fordíts rájuk megfelelő figyelmet!
5. Mit jelent ez a cégek számára?
A termékek vagy a vevők 20%-ának köszönhető a vállalatok vagy szervezetek nyereségének 80%-a.
Bármilyen eredményhez vezethet 50/50 és 99,9/0,1 között. Ha az eredmény markáns egyensúlyhiányt fejez ki a ráfordítások és a teljesítmények között (mondjuk 65/35 arány, vagy akár még nagyobb egyensúlyhiány), akkor általában cselekedni kell.
Az 50/5 elv szerint általában egy vállalat ügyfeleinek, termékeinek, alkatrészeinek és beszállítóinak 50 százaléka kevesebb, mint 5 százalékkal járul hozzá a bevételekhez és a nyereséghez.
A marketing, és az egész cég is arra összpontosítson, hogy találjon egy elképesztően vonzó terméket és szolgáltatást a meglévő termékválaszték 20 százalékában – abban a kis részben, ami az összes költség utáni nyereség 80 százalékát generálja!
A marketing és az egész cég is szenteljen különös figyelmet az ügyfelek azon 20 százalékának, akik a cég árbevételének és/vagy nyereségének 80 százalékát adják. Okozzon örömöt ennek a 20 százaléknak, tartsa meg örökké, és növelje az értékesítés volumenét ebben a szegmensben!
Nincs igazi ellentét a termelés és a marketing között. Csak akkor lesz sikeres a marketing vonalon, ha a termék/szolgáltatás eltér a többitől, és a megcélzott ügyfél számára vagy nem kapható máshol, vagy ön egy olyan termék/szolgáltatás/ár csomagban kínálja, ami sokkal kedvezőbb a többinél.
Ezek a kedvező kondíciók maximum a jelenlegi termékválaszték 20 százalékára vonatkoznak; ez a 20% hozza valószínűleg a nyereség 80 vagy több százalékát. Ha a fentiek egyik termékvonalára sem vonatkoznak, akkor nincs más választása, mint az innováció.
Ezen a ponton a kreatív marketingesnek át kell alakulnia termékorientálttá. Minden innováció szükségszerűen termékközpontú. Lehetetlen új termék vagy szolgáltatás nélkül innovatívnak lenni.
5.1. A fontos ügyfelek
Lehetetlen megcélozni a kulcsfontosságú 20%-ot, amíg nem tudjuk, kik azok. A véges ügyfélbázissal rendelkező cégek ezt ügyfelenként ki tudják dolgozni. A 20% törzsügyfél szolgálata legyen vállalati rögeszme.
Néhány ügyfél alapvetően fontos. A legtöbb viszont nem. Némelyik értékesítési erőfeszítés csodálatosan hatékony. A legtöbb viszont hatástalan. Egyik-másik pedig egyenesen veszteséget okoz.
Oda csoportosítsuk marketing- és értékesítési erőfeszítéseinket, ahol a csekély számú potenciális ügyfélnek valami egyedit, értékesebbet vagy sokkal értékesebbet tudunk nyújtani annál, mint amit máshonnan kaphat – feltéve, ha közben mi is nagyobb nyereséget tudunk realizálni!
Ha a döntésünk nem válik be, inkább előbb változtassuk meg véleményünket, mint később! A szélesebb értelemben vett piac- vagyis hogy mi működik a gyakorlatban – sokkal megbízhatóbb irányjelző, mint akármennyi elemzés.
Tehát ne féljünk a kísérletezéstől, és ne tartsunk ki a veszteséges megoldások mellett. Ne harcoljunk a piaccal!
Forrás:
Richard Koch: A 80/20 elv – A titok, hogyan érjünk el többet kevesebbel?
John C. Maxwell: Holnapra vezető lehetsz
https://betterexplained.com/articles/understanding-the-pareto-principle-the-8020-rule
https://www.briantracy.com/blog/personal-success/how-to-use-the-80-20-rule-pareto-principle/