A feladatlista írásának módszerét sokan ismerik, és sokan alkalmazzák. Viszont ezt is akkor csináljuk jól, ha tudatosan írjuk, és kontrolláltan vezeti a napunkat. A GTD-módszer egyik lényeges pontja, hogy írjunk ki mindent magunkból, így annak tudatában, hogy egy listán minden számunkra fontos információt megtalálunk, az agyunkban már nem kell tárolni. Energiát szabadítunk fel magunknak.
Miről olvashatsz ebben a cikkben?
Állandó szorongásban élünk: úgy érezzük, soha nem azt tesszük, amit éppen tennünk kellene. Ez pedig feszültséget gerjeszt, amelyre, úgy tűnhet, nincs megoldás.
1. Mindennapi szorongásaink
Amikor változásokat vagy kihívásokat (stresszeket) tapasztalsz, tested fizikai és mentális válaszokat produkál. Alapvetően a stressz normális emberi reakció, amely mindenkivel előfordul. Valójában az emberi test úgy van kialakítva, hogy megélje a stresszt és reagáljon rá.
A stresszreakciók segítik a szervezetet alkalmazkodni az új helyzetekhez. A stressz lehet pozitív is. Ilyenkor éber vagy, motivált és készen állsz a veszély elkerülésére.
Például, ha egy fontos feladat előtt állsz, egy stresszreakció segíthet a szervezetnek abban, hogy keményebben dolgozzon, és tovább ébren maradjon.
A stressz akkor válik problémává, ha a stresszorok enyhülés vagy ellazulás nélkül folytatódnak.
1.1. A stressz tünetei
Az sem mindig egyszerű, hogy felismerjük, bizony stresszes állapotban töltjük a napjainkat. A fizikai tünetek előtt még mentális és viselkedésbeli tünetek is jelentkeznek, amelyeket egyszerűen ráfoghatunk az időjárásra vagy bármi másra.
Ilyen tünetek például:
- ingerlékenység
- túl sok vagy túl kevés alvás
- túl sok vagy túl kevés evés
- bizonyos helyek vagy emberek elkerülése
- többet iszik vagy dohányzik
- koncentrálási nehézségek
- nehezen tudunk dönteni
- túlterhelt érzés
- állandó aggódás
- feledékenység.
A fizikai tünetek csak ezek után következnek:
- fejfájás vagy szédülés
- izomfeszültség vagy -fájdalom
- gyomorproblémák
- mellkasi fájdalom vagy gyorsabb szívverés
- szexuális problémák.
Ne hagyd a stresszt kezeletlenül! Igyekezz megszüntetni az okot, ami kiváltja, vagy nézőpontot váltani, hogyan is gondolkodsz az adott helyzetről. Ha egyedül nem megy, kérj segítséget.
2. Tudatos hatékonyság
„Nem lehetetlen, hogy valakinek rengeteg teendője van, mégis eredményesen dolgozik, tiszta fejjel, és azzal a nyugodt, pozitív érzéssel, hogy mindent kézben tud tartani. Csodálatos dolog a hatékonyságnak és az eredményességnek ezen az emelkedett szintjén élni és dolgozni. Ilyenkor teljes odaadással jelen vagyunk abban, amit éppen csinálunk, és meg is éljük minden pillanatát. Az idő mintha nem is létezne, mert teljes mértékben urai vagyunk a figyelmünknek. Pontosan azt tesszük, amit éppen tennünk kell, és tényleg megteszünk minden tőlünk telhetőt. Ilyenkor jól működünk.” – David Allen
Ahhoz, hogy elérjük ezt az egészséges, kiemelkedő eredmény nyújtására képes működési formát, elsősorban arra van szükség, hogy rendszeresebben, teljességre törekedve és módszeresen használjuk bizonyos készségeinket. Csak így tudunk feladatainkon úrrá lenni, mielőtt azok temetnének maguk alá.
Ahhoz, hogy egy ingerre vagy cselekvésre figyelj, az agyad alapértelmezés szerint figyelmen kívül hagy minden más ingert. Ha minden ingert érzékelni kellene, megőrülnénk. Multitasking során a teljesítményszint minden egyes feladatnál alacsony marad.
Például nem megy egyszerre tévét nézni és közben tanulni, mert nem tudjuk pontosan megőrizni a könyvben és a tévéműsorban is közölt információkat.
A fókuszált figyelem elengedhetetlen a jó emlékezőképességhez és az információk hasznos felidézéséhez. A figyelem hiánya viszont a döntő fontosságú információkra való visszaemlékezés nehézségeit okozza.
Ha odafigyelsz az adott feladatra, sokkal hatékonyabban tudod elvégezni. Minden, amit a fókusz javítása érdekében teszel, javítja a memóriádat is.
2.1. Egy hatékony módszer a rendszerezésre
Ebben segíthet a GTD (Getting Things Done)-módszer. Megmutatja, hogyan juthatunk vissza abba a tudatállapotba, ahol erőforrásainkat és képességeinket maximálisan ki tudjuk használni.
Minél több információ kattog a fejedben, annál nehezebb figyelned a dolgokra. Ennek eredményeként több időt töltesz a feladatokról való gondolkodással, mint azok tényleges elvégzésével. Ha az információ felhalmozódik a fejedben, az stresszhez, túlterheltséghez és bizonytalansághoz vezet.
A módszer lényege: írjunk le mindent, ami a fejünkben motoszkál. Minden befejezetlen, zavaró tényezőt, feladatot, problémát, teendőt. Tisztázzuk le őket, csoportosítsunk és határozzuk meg a megoldásukhoz vezető következő lépéseket.
Majd az így megfogalmazott teendőinket hétről-hétre nézzük át újra, és döntsünk felőlük.A módszer kimondottan részletes koncepciót ad a feladatok, teendők feldolgozására.
Annak lehet igazán hasznos, aki naponta 100-150+ emailt kap és/vagy napi szinten komplex feladatokat kell ellátnia, tehát maga a „to do” listája is hosszúra nyúlna.
2.2. Ne csak feladatlistát írj, azt is, mi a következő lépés!
Sokan írnak listákat, hosszabbakat, rövidebbeket. Ezek azonban pusztán felsorolásai a teendőknek, szó sincs bennük a következő szükséges lépésekről. Csupán részleges emlékeztetők egy csomó, megoldatlan feladattal kapcsolatban.
Az agyunk folyamatosan dolgozik mindenféle, még bizonytalan állapotú dolgon. Mára azonban bebizonyították, hogy ez a fajta ismétlődő csűrés-csavarás az agyban csökkenti a gondolkodási és a teljesítőképességet.
Van egy határa, mennyi megoldatlan dolgot képes eltárolni elménk, amely után kivág egy biztosítékot.A legtöbb ember átélte már a mentális stressz állapotának valamilyen változatát, de nem biztos, hogy meg is értette, mi történt vele valójában.
Többségünk kizárólag akkor ébred rá, mekkora feszültség alatt élt, amikor sikerül megszabadulnia tőle, és arra lesz figyelmes, mennyire másként érzi magát.
3. A munkafolyamat-irányítás öt lépése
3.1. A feladatlista rögzítése
Rögzítenünk kell minden olyan dolgunkat, amelyet befejezetlennek tartunk, vagy amelyen elszántan változtatni szeretnénk. Egyrészt jó, ha tudjuk, valójában mennyi dolgunk van. Másrészt segít, hogy lássuk a fényt az alagút végén.
Illetve lehetővé teszi, hogy a tisztázás és a rendszerezés közben ne vonják el figyelmünket olyan megfoghatatlan dolgok, amelyek még a levegőben lógnak.
Amint sikerült minden figyelemelterelő dolgot egy helyre gyűjtenünk, automatikusan jobban tudunk majd minden másra összpontosítani, és egyszerűbb lesz irányításunk alatt tartani a folyamatokat.
3.2. A feladatlista tisztázása
Ha összeírtunk minden potenciális tennivalót, akkor tisztázzuk, hogy mit is jelent tulajdonképpen az aktuális tennivaló, és mit kezdjünk vele.
Kulcskérdés: mi a következő lépés? A következő lépésnek ténylegesen a következő konkrét teendőnek kell lennie, nem elég, ha csak egy pont egy listán!
Ha nem határozzuk meg a következő lépést, pszichológiai teher lesz számunkra, valahányszor, akárcsak egy pillanatra is, felvillan bennünk.
Előbb-utóbb azonban hajlamossá válhatunk a halogatásra, és szokásunkká válhat, hogy tudomást se vegyünk ezekről. Mihelyt döntöttünk a következő lépésről, három lehetőségünk van:
- Végezzük el! (Ha a teendő két percnél kevesebb időbe telik.)
- Delegáljuk! (Ha nem mi vagyunk a legalkalmasabb személy a teendő végrehajtására.)
- Halasszuk el! (Helyezzük el a teendőt a rendszerünkben, meghagyva a lehetőséget, hogy majd később elvégezzük a hozzá kapcsolódó munkát.)
3.3. A feladatlista rendszerezése
Az összeírt tennivalók feldolgozása közben listákat és kategóriákat, csoportokat hozunk létre azokról a dolgokról, amelyeket szeretnénk rendszerezni, de további tételek is az eszünkbe fognak jutni, amelyeket szintén hozzájuk adhatunk.
3.4. Hetente vizsgáljuk felül, hol tartunk!
Feladatlistáinkat heti rendszerességgel átnézve betájoljuk magunkat az elkövetkező néhány hét tennivalóit illetően.
3.5. Amiért a feladatlista készül: cselekedjünk!
Ha rendszerbe építettük a tennivalóinkat, nincs más dolgunk, mint végre is hajtani az egyes lépéseket. Sorban, egyiket a másik után. Az agyunk arra lett megalkotva, hogy a mintafelismerés alapján gondolatokat ébresszen, nem pedig arra, hogy sok mindenre emlékezzen.
Ha agyunkat szervezőrendszerként használjuk, gyakorlatilag túlterhelődik és cselekvőképtelenné válik, mert olyan intenzív munkát követelünk tőle, amelyre nincs igazán berendezkedve.
Ha azonban agyunkat arra irányítjuk, hogy későbbi feladatainkra megfelelően és hatékonyan optimális emlékeztetőket hozzon létre, akkor lazíthat. A befejezetlen dolgok helyet követelnek maguknak az elménkben, ami gyengíti a tisztánlátásunkat és figyelmünk tudatos irányítását.
Nem szükséges teljesíteni ezeket a dolgokat a pszichénkre nehezedő nyomás enyhítéséhez. Mindössze egy megbízható terv kell, amely biztosítja, hogy a jövőben foglalkozni fogunk befejezetlen dolgainkkal.
4. A multitasking mítosza
Tanulmányok igazolják, hogy az emberi elme igazán csak a szinte teljesen automatikus tevékenységek, például sétálás közben közben képes több feladatot párhuzamosan végezni. A tudatos figyelmet igénylő tevékenységek esetében valójában nem létezik multitasking, csak feladatváltás.
E folyamat során agyunkat ide-oda kapcsolgatjuk, miközben különböző igényeknek próbálunk megfelelni. Érezhetjük úgy, mintha szuperhatékonyan végeznénk két vagy több dolgot egyszerre.
Valójában azonban csak egy feladaton dolgozunk, aztán egy másikon, majd újra az előzőn, lényegesen alacsonyabb hatékonysággal és pontossággal, mintha egyszerre csak egy dologra összpontosítanánk.
Áltathatjuk magunkat, hogy csak egy gyors emailt küldünk valakinek válaszul, vagy hogy csak lezavarunk egy gyors hívást. A valóságban azonban a feladatváltás igen messzire terel bennünket, mivel sokkal hosszabb időre vonja el figyelmünket a prioritást jelentő munkánkról, mint ahogy azt előzetesen várnánk.
Forrás:
- David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD – Az időmenedzsment új módszertana
- https://my.clevelandclinic.org/health/articles/11874-stress
- https://nhs.uk/mental-health/feelings-symptoms-behaviours/feelings-and-symptoms/stress/
- https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done
- https://mindsetpszichologia.hu/figyelem-figyelem-hogyan-fokuszaljunk
- https:/magneticmemoriymethod.com/focused-attention
- Scott Belsky, Jocelyn K. Glei: Tartsuk kézben hétköznapjainkat!