Miről olvashatsz ebben a cikkben?
1. Lehetünk-e hatékonyak emailezés nélkül?
1.1. A hiperaktív csoporttudat
1.2. Folyamatos multitasking szakadatlan őrülete
Ez a hálózatváltási folyamat természetesen nem megy végbe néhány pillanat alatt. Ha megpróbáljuk siettetni, összekuszálódnak a dolgok.
Óriási kognitív ára van annak, ha a figyelmünket folyton egyik tárgyról a másikra irányítjuk. Az a munkafolyamat, amely azt kívánja tőlünk, hogy állandóan kövessük a bejövő postánkban vagy chat csatornán kibontakozó eszmecserét, rontani fog agyunk teljesítményének minőségén.
A kommunikációs túlterheltség – az az érzés, hogy képtelenek vagyunk lépést tartani az időnket és figyelmünket követelő rengeteg bejövő kéréssel – ellentétes az ősi társas beállítódásunkkal, és rövid távon boldogtalansághoz, hosszú távon pedig kiégéshez vezet.
Minél inkább be tudunk fejezni egy dolgot egy lépésben, és ragaszkodunk az adott feladat elvégzéséhez, mielőtt tovább lépnénk a következőre, annál hatékonyabban és eredményesebben dolgozunk, és csökkenhet annak a valószínűsége is, hogy idővel kiégünk.
1.3. Az emailen folytatott kommunikáció hatékonysága kiábrándítóan alacsony
Minél több időt tölt valaki emailezéssel egy adott órában, annál magasabb a stressz-szintje. Ha a beérkező leveleket blokkokban ellenőrizzük – amit gyakran „megoldásként” javasolnak az emailezéssel kapcsolatos felhasználói élmény javítására -, az sem feltétlenül csodaszer.
Adott esetben még stresszesebbek lehetünk tőle (talán azért, mert aggódunk, hogy nem vesszük észre a sürgős üzeneteket). A kutatók azt is kimutatták, hogy stresszes állapotban az emberek gyorsabban, de nem jobban (szebben, hatékonyabban) válaszolnak az emailekre.
Nemcsak arról van szó, hogy nem fogalmazunk olyan egyértelműen, mint gondoljuk, hanem arról is, hogy gyakran címzettjeink teljesen félreértik az üzenetünket.
Biztosak vagyunk abban, hogy kedves megjegyzést küldtünk, a címzett viszont ugyanilyen biztos abban, hogy éles kritikát fogalmaztunk meg.
Általános jelenség, hogy az irodai dolgozók minden korábbinál több kérdést tesznek fel, és több feladatot delegálnak emailen, ami a folyamatos túlterheltség állapotához vezet, és ez egyre elkeserítőbb.
A gyors Skype üzenetben odavetett életbevágóan fontos kérdés hirtelen veszítene jelentőségéből, ha csak úgy tehetjük fel, hogy odalépünk a másikhoz, megzavarjuk abban, amit csinál, és szembe kell néznünk az arcán tükröződő aggodalommal.
Lehet, hogy annyiban hagyjuk, vagy inkább megoldjuk magunk.
1.4. Amikor az email még megváltás volt
Fontos tisztáznunk: az email előtti világ sem számított éppen földi paradicsomnak. Ebben az időszakban nem volt könnyű kommunikálni a nagy szervezetekben, és amikor színre lépett az email, rendkívül korszerű megoldásnak számított.
Elterjedése után kiderült, hogy az emberek nem csupán sokkal több üzenetet küldtek, mint az email előtti időszakban, hanem ezeket az üzeneteket még több címzettnek juttatták el másolatként.
Az emailezés előtti egyszerű kommunikáció nagyrészt két személy között zajlott. Az email megjelenése után ugyanezek a beszélgetések hosszú oda-vissza szálakra bomlottak, sok különböző ember bevonásával.
2. Az emailek nélküli világ alapelvei
2.1. Napi öt óra elég
A The Wall Street Journal 2019 őszén cikket közölt egy Lasse Rheingans nevű német vállalkozóról, aki tizenhat fős technológiai startupjában új gyakorlatot vezetett be: ötórás munkanapot. Rheingans nem csupán a munkatársak irodában töltött idejét csökkentette, hanem a naponta munkával töltött teljes időt is.
A dolgozók reggelente nyolc óra körül érkeznek, és délután egy körül távoznak. Napközben tilos a közösségi média használata, az értekezletek ideje rendkívül kötött, az emailek ellenőrzése pedig korlátozott.
Amikor befejezik a munkát, valóban másnap reggelig abbahagyják – nincs késő esti munka a billentyűzet mellett, nincs okostelefonon lopva írt üzenet a gyerek meccse alatt -, hiszen a szakmai tevékenység arra az időre korlátozódik, amelyet fizikailag az irodában töltenek.
Rheingans azt vallja, hogy ha az ember kiküszöböli a zavaró tényezőket és a munkáról folytatott végtelen beszélgetéseket, napi öt óra elegendő ahhoz, hogy elvégezze a vállalat számára fontos fő teendőket.
Rheingans két évet adott az új rendszer bevezetésének, és annyira bevált, hogy a közeljövőben sem szándékozik változtatni rajta.
2.2. Jól hangzik, de nehéz befogadni
A csapat több tagjának nem volt elég meggyőző a javaslat. Végül külső coachokat kért fel annak megerősítésére, hogy az emailek és a közösségi média állandó ellenőrzése nem segíti a munkájukat.
A coachok arra is biztatták a munkatársakat, hogy végezzenek stresszoldó mindfulness gyakorlatokat, pédául meditáljanak, és tartsák karban a testüket is, többek között jógával.
Rheingans célja az volt, hogy mindenki lassítson le: felszabadultabban, nyugodtabban közelítsenek a feladataikhoz; vegyék észre, hogy a folytonos rohanás nem vezet sehova. És hogy mennyire komolyan gondolja, arról egy TEDx előadás is tanúskodik tőle.
2.3. Egyéb próbálkozások az email hatékonyabbá tételére
Kevés olyan üzleti vezető van, mint Rheingans. Pillanatnyilag a legtöbb szervezet megfeneklett a hiperaktív csoporttudatra épülő munkafolyamat hatékonyságának futóhomokjában, és munkatársai csak arra szorítkoznak, hogy bizonyos trükkökkel kompenzálják a legkárosabb mértéktelenségeket.
Ez az a szemléletmód, amelyik olyan megoldásokhoz vezet, mint például az email elvárt válaszadási idejének javítása vagy a tárgy célszerűbb megfogalmazása.
A legfőbb magyarázat arra, hogy miért alkalmazzák olyan kitartóan a hiperaktív csoporttudatot a szellemi munkát igénylő ágazatokban az, hogy az adott pillanatban valóban kényelmes az így dolgozók számára.
Nem kell elsajátítani egy rendszer működését, nem kell szabályokat sem megjegyezni, egyszerűen csak elektronikusan elérjük a többieket, amikor szükségünk van rájuk.
3. Mit tehetünk, hogy csökkentsük az emailezéssel járó stresszt?
- Csak meghatározott időszakokban ellenőrizzük a bejövő emailjeinket! – Ha a nap folyamán meghatározott időpontokban ellenőrzöd az e-maileket, akkor jobban összpontosíthatsz egyéb értelmes munkára. Érdemes persze ezt előre jelezni, hogy a nap folyamán bizonyos időpontokban nem vagyunk elérhetőek.
- Kapcsoljuk ki az értesítéseket! – A riasztások kikapcsolása lehetővé teszi a fókuszálást, ami nagymértékben javítja a termelékenységet és a teljesítményt. A kutatások azt mutatják, hogy ha egyszerre csak egy dologra koncentrálsz, az 40%-kal hatékonyabbá tesz.
- Címkézzünk és használjunk mappákat! – Az emailek keresése időigényes és frusztráló lehet. Ha beérkezésükkor felcímkézed őket és mappákba iktatod, akkor szükség esetén sokkal könnyebben előkeresheted őket. Ezt a folyamatot akár automatikusra is állíthatod, így többet már ezzel sem kell szöszölni.
- Inkább telefonáljunk! – Néha az email küldése lehet a legkevésbé hatékony módja egy probléma kezelésének, különösen ha sürgős. Tehát ahelyett, hogy perceket töltenél az üzenet beírásával, inkább telefonálj.
4. Az emailek számának csökkentése
Egy átlagos irodai dolgozó 100 körüli emailt kap naponta. Ha csak két percet szán egy emailre, az akkor is 3 óra 20 perc naponta. Egy tanulmány szerint a dolgozóknak valójában átlagosan 64 másodpercükbe kerül egy-egy email elolvasása után visszatérni a munkájukhoz.
Ha azt vesszük alapul, hogy napi szinten több százszor ellenőrizzük az eszközeinket, ez az idő megsokszorozódik.
Ne gondoljuk, hogy az emailekkel eltöltött idő helyesen eltöltött idő. A Harvard Business Review-ban közzétett kutatás alapján a munkahelyi emailek borzalmasan magas száma időveszteség.
A menedzserek emailekkel eltöltött idejének a 25%-a felesleges üzenetek olvasásával telik, amiket soha nem kellett volna elküldeni az adott menedzsernek. Az idő másik 25%-át pedig olyan emailek megválaszolására szánják, amikre soha nem kéne válaszolniuk.
Más szóval a munkaidő fele, amit emailezéssel töltünk kb. annyira gyümölcsöző, mintha a mennyezet repedéseit számolgatnánk.
Az emailek generálta bizonytalanság az ok, amiért folyton az üzeneteket nézegetjük. Jó és rossz hírekkel, izgalmas és semmitmondó üzenetekkel egyaránt szolgálhat, amik érkezhetnek a szeretteinktől vagy akár ismeretlen idegenektől is.
Ráadásul az email egy olyan eszköz, amit kénytelenek vagyunk használni. Nincs választásunk. A legtöbbünknek a munkája függ tőle, és annyira alapvető része a munkahelyi és személyes életünknek, hogy ha felhagynánk vele, az a létbizonytalanságunkat veszélyeztetné.
4.1. Hogyan csökkentsük le az emailek számát?
Viszont ha kevesebb emailt akarunk kapni, akkor kevesebbet is kell küldenünk.
- Nevezz ki egy hivatali időt, amikor foglalkozol az emailekkel!
- Lassíts és halaszd el a válaszüzenetek elküldését! Azzal is le tudjuk lassítani az email ping-pongot, hogy nem azonnal válaszolunk.
- Szabadulj meg a nemkívánatos üzenetektől! Iratkozz le a hírlevelekről!
- Címkézz! Ne témánként vagy kategóriánként, hanem aszerint, hogy mikor kell őket megválaszolnod. Ma vagy ezen a héten?
5. A legjobb email kezelési praktikák
- Alakítsuk át emailjeinket feladatokká, hogy semmi se kerülje el a figyelmünket!
- Kövessük nyomon elküldött emailjeinket, hogy lássuk, mikor és hol ovlasták el őket!
- Hozzunk létre email sablonokat, hogy gyorsan elküdhessük egyszerűbb üzeneteinket!
- Korlátozzuk emailjeink hosszát maximum 5 mondatra!
- Használjunk közösségi plug-int, hogy az emailek mögötti arcokat és tudnivalókat is lássuk!
Forrás:
- Cal Newport: E-mailek nélküli világ
- Nir Eyal, Julie Li: A tudatos figyelem művészete
- https://www.flowrite.com/blog/best-email-efficiency-tips
- https://hbr.org/2012/05/a-super-efficient-email-proces
- Scott Belsky, Jocelyn K. Glei: Tartsuk kézben hétköznapjainkat!