Az Eisenhower-mátrix segít, ha úgy érzed, hogy a feladataiddal nem haladsz, csak folyamatos tűzoltásban vagy; elfoglalt vagy, de mégsem érzed úgy, hogy valami jelentőset vinnél véghez; vannak hosszú távú céljaid, de nincs időd és/vagy energiád, hogy elindulj a megvalósításukhoz vezető úton; nehezen tudsz delegálni és/vagy nemet mondani.
Miről olvashatsz ebben a cikkben?
Egy előző bejegyzésben részletesen olvashatsz róla, itt most további 5 tipp következik, amely segít az irányításod alá vonni a folyamataidat.
1. Eisenhower-mátrix használati tippek
1.1. Válaszd a fontosat! Ne a sürgős irányítson!
Ahhoz, hogy igazán produktívak legyünk, meg kell szoknunk, hogy bármi, amit csinálunk, tudatos legyen, és szándékosan történjen.
Manapság nem várhatjuk el, hogy elérjük kitűzött céljainkat, ha közben gondolkodás nélkül robotolva elvégzünk minden utunkba eső tevékenységet.
1.2. Tedd magasra a lécet!
A kivételes teljesítmény azt jelenti, hogy a nap végén bár fáradtan, de kiegyensúlyozottan és elégedetten fekszünk le aludni, azzal a tudattal, hogy minden szükségeset teljesítettünk aznap.
Hogy azokat a tevékenységeket végeztük el a nap során, amelyek a legnagyobb mértékben járulnak hozzá munkahelyi és magánéleti értékteremtésünkhöz.
Kutatások szerint a letisztult és impozáns célok csökkentik a stresszt, javítanak munkahelyi teljesítményünkön, növelik energiánkat, és megvédenek a kiégéstől.
Mit szeretnél elérni anyai szerepedben? És csoportvezetőként? A barát szerepében? Alapvető emberi tulajdonságunk, hogy eredményességre törekszünk.
Alkotni akarunk, és céljainkat megvalósítani. Hogyan jelenik meg számodra a sikeresség képe? Mi az, amire a szíved és az agyad egyaránt vágyik?
Gondold át alaposan az egyes szerepeidben a kívánt végeredményt! Mi az, amit el szeretnél érni, milyen kívánsz lenni?
Minél részletesebb és pontosabb képet alkotunk a céljaink eléréséhez szükséges tevékenységekről, agyunk annál erősebben motivál bennünket olyan dolgokra, amelyek hozzájárulnak ezek megvalósításához.
Növelheted a siker elérésének valószínűségét szerepeidben, ha néhány konkrét, mérhető célt rendelsz melléjük. Céljaink kitűzéséhez rengeteg módszer létezik. Ezek közül az egyik legegyszerűbb, de jól működtethető, ha időpontot rendelsz hozzájuk.
Bizonyos célok nehezebben mérhetők. Ilyen esetekben alkalmazhatsz egy szubjektív, 1-től 10-ig terjedő skálát. Állapítsd meg, hányason vagy most, és hogy hol szeretnél lenni a jövőben.
Miután kitűzted a céljaidat, kezdd el átgondolni a megvalósításukhoz szükséges tevékenységeket.
Például a súlyoddal kapcsolatos céljaid eléréséhez az edzés és az új étrend bevezetése segíthet hozzá, az értékesítéssel kapcsolatos céljaid eléréséhez pedig össze kell szedned, hogy kiket fogsz felhívni.
1.3. Ütemezd a nagy feladatokat! Ne bajlódj a csip-csup dolgokkal!
Először is egyszerűen hagyj el néhány kevésbé fontos dolgot. Semmi gondot nem fog okozni, hiszen nagy részük általában saját magad által generált harmadik negyedes tevékenység, ami csak akadályoz abban, hogy a második negyedbe kerülj.
Az emberek korábban úgy gondolkodtak az időgazdálkodásról, hogy mindenki ugyanannyi idővel rendelkezik, csak az ügyesebbek több tevékenységet tudnak belezsúfolni az időbeosztásukba, ezért ők a legeredményesebbek.
Manapság nem az vezet produktivitáshoz, ha minél több dolgot végzünk el, hanem ha a megfelelő dolgokat csináljuk, vagyis a legfontosabbakat, a tőlünk telhető legmagasabb szinten.
Erről szól a Pareto-elv is, azaz hogyan érheted el a Pareto-hatékonyságot.
1.4. Urald a technológiát! Ne az uraljon téged!
A futurista Herman Kahn 1967-ben úgy képzelte maga elé a 2000-es éveket, hogy az embereknek annyi szabadidejük lesz a termelékenységet támogató technológiák miatt, amennyi már komoly társadalmi kihívást fog eredményezni.
Úgy gondolta, hogy a munkavállalók többsége 30 órát fog hetente dolgozni, és évente 13 hét szabadsága lesz…
Ehhez képest új függőséget alakítottunk ki magunknak, a technológiai függőséget… Sokan szó szerint annyira megszállottan kapkodnak emailjeik után, akár a dohányos a cigarettájáért.
Ahhoz, hogy a technológia a szolgálód, ne pedig az uralkodód legyen, első lépésként vizsgáld meg, hogy pillanatnyilag milyen a viszonyod a saját eszközeidhez.
Elvonják-e a figyelmed a sürgősnek érzékelt csörgések és rezgések, amelyek igazából teljesen lényegtelen elterelések?
Előfordul veled, hogy annyira belemerülsz egy játékba, ami se nem fontos, se nem sürgős, hogy órák telnek el észrevétlenül, és értékes figyelme és energiád fecsérled, pedig fontos dolgokat is csinálhatnál helyette?
A technológiai eszközökkel önmagukban nincs semmi baj. Probléma akkor keletkezik, ha nem céltudatosan és nem körültekintően használod őket.
1.5. Töltődj fel! Ne égj ki!
Bár a határozott célkitűzés ereje nagyon sokat számít, önmagában még nem elegendő. A megfelelő fizikai energia nélkül nagy eséllyel akadályba ütközünk.
Ezt láthatjuk azoknál az embereknél, akik lelkesednek ugyan a céljaikért, a megvalósításhoz szükséges fizikai vagy mentális erővel azonban nem rendelkeznek.
Sokan kibírják egy projekt végéig, de amikor az befejeződik, legalább egy hétre van szükségük, hogy kiheverjék.
Mások rendszeresen felélik az összes energiájukat hétköznap, aztán hétvégén összeesnek a totális kimerültségtől. Amikor testi és szellemi energiánk egyaránt elfogy, vágyaink és céljaink is elhomályosulnak.
Azt kezdjük érezni, hogy nem haladunk előre, ezért csökkentjük az elvárásainkat, szélsőséges esetben pedig átadjuk magunkat az elkeseredettségnek és a depressziónak.
1.5.1. Energiaforrásaink
- Mozgás. Nem csupán testedzésről van szó. Testünk mozgásra lett „tervezve”, a folyamatos fizikai aktivitás rengeteg pozitív hatást gyakorol agyunkra, illetve a mozgáshiány számos negatív következménnyel jár.
- Étkezés. Autónkba sem töltünk szennyezett üzemanyagot, ugyanígy testünket se tápláljuk rossz minőségű élelmiszerrel! Az elfogyasztott táplálék agyunk üzemanyaga. Néhány egyszerű étkezési irányelv betartásával optimális szinten tudjuk tartani mentális teljesítményünket.
- Alvás. Amikor alszunk, memóriánk fejlődik, új ismereteink megerősödnek, és tudattalanul rendszerezünk összetett adatokat és döntéseket. A pihentető éjszakai alvás nem csupán élvezetes, hanem a kivételes teljesítmény nélkülözhetetlen feltétel is.
- Relaxáció. A stresszes környezet teljesen kimeríti elménket. Ha kezelni tudjuk agyunk stresszre adott válaszait, és képessé válunk feszült helyzetben is nyugodt koncentrációval cselekedni, annak óriási hatása lesz teljesítményünkre.
- Kapcsolatok. Minden emberi lénynek szüksége van építő társas kapcsolatokra a nehéz helyzetek átvészeléséhez, belőlük nyerjük erőnk jelentős részét. Az értékes kötődések kialakítására és fenntartására fordított idő agyunk karbantartását is elősegíti.
1.5.2. Az ülés az új dohányzás
Agyunk szimbiotikus kapcsolatban áll testünkkel. Még egy olyan egyszerű mozgássor esetén is elképesztően bonyolult módon működnek együtt, amikor például egyik helyről eljutunk egy másikra. Ez egy integrált mozgásrendszer.
Amikor a test nem mozog, az agy nyugalmi állapotba kapcsol, mert természetéből adódóan úgy érzékeli, hogy ilyenkor nem kell dolgoznia. a mozgáshiányos állapot hatására olyan kémiai anyagok szabadulnak fel, amelyek az alvást segítik elő.
Csökkentik az agy vérellátottságát, tompítják az éberséget, a gondolkodást és az ítélőképességet.
Néhány ötlet a több mozgásra:
- Rendszeresen tarts frissítő szüneteket munka közben. Legalább kilencven percenként állj fel a székedről, és mozogj, még ha csak a teakonyháig és vissza is, de sétálj egyet!
- Használd a lépcsőt lift helyett!
- Ebédszünetben sétálj egyet!
- Válaszd a legtávolabbi parkolót, ha munkába vagy bevásárolni mégy!
- Vezesd be a sétálós megbeszéléseket!
1.5.3. Táplálkozás
Agyunk működéséhez glükózra van szükség. Amikor fáradtnak vagy kimerültnek érezzük magunkat, sokszor nagy adag cukrot, koffeint vagy egyéb stimuláló anyagot fogyasztunk, hogy helyreállítsuk jó közérzetünket.
Ilyenkor hirtelen átmeneti jóérzés áraszt el bennünket, majd bizonyos idő elteltével alacsonyabb energiaszintre zuhanunk, mint ahonnan indultunk.
Ez a folyamat testünket és agyunkat is kimeríti. rövid távon éppen segíthet túlélni a napjainkat, de rendkívül rossz minőségű helyettesítője a folyamatosan fenntartott egészséges energiaszintnek, ami lehetővé teszi a tiszta gondolkodást és a színvonalas teljesítményt.
Néhány irányelv az agykarbantartó táplálkozáshoz:
- Jó minőségű kalóriát vegyél magadhoz!
- Igyál sok vizet!
- Használj egészséges zsiradékot!
- Egyél jó minőségű fehérjét!
- Válaszd az összetett szénhidrátokat!
1.5.4. Az alvás
Az alvás elősegíti a megújulást. Alvás közben ülepednek le az emlékeink. Az alvás teszi lehetővé, hogy emlékezzünk dolgokra.
Egy fontos megbeszélés információit például alvás közben dolgozzuk fel, és így tudjuk már másnap alkalmazni őket. Ez az alvás egyik haszna.
De javítja a memóriánkat is, fejleszti az ismeretszerzéssel kapcsolatos képességeinket.
Egy vizsgálat során megfigyelték, hogy tizenhét-tizenkilenc óra ébrenlét után úgy teljesítettek az emberek, mintha 0,05 százalék lett volna a véralkoholszintjük, ami 50 százalékos reakcióidő lassulást jelentett a normál értékhez képest.
Néhány javaslat, ha szeretnél jobban aludni:
- Mozogj rendszeresen!
- Kapcsold ki a multimédiás eszközeidet!
- Légy óvatos a koffeinnel és az alkohollal!
- Alakíts ki az alváshoz megfelelő környezetet!
1.5.5. Relaxáció
Az emberek valamilyen érthetetlen oknál fogva helytelen dolognak tartják a pihenést, azt gondolják, hogy rossz hatással van a teljesítményre.
Pedig a második negyedes, megújulást biztosító tevékenységek nélkülözhetetlenek a kiemelkedő eredményességhez.
1.5.6. Hogyan kezeljük a stresszt?
Testünk stresszre adott reakciója kifejezetten hasznos az olyan helyzetekben, amikor váratlan veszéllyel kerülünk szembe.
Gondolkodó agyunk működése viszont ilyenkor lelassul. Következésképp stresszhelyzetben nem tudunk tisztán gondolkodni, és megfelelő döntéseket hozni.
Ráadásul a hosszan tartó stressz különféle fizikai és mentális tüneteket okozhat, ilyenek például az immunrendszer zavarai, a szív- és érrendszeri megbetegedések, valamint a szorongás és a depresszió.
Néhány eszköz a stressz kezelésére:
- Kicsinyítés. A stressz egyik jó kezelési módja lehet a kicsinyítés. Készíts képzeletbeli fényképet a stresszes helyzetről vagy azzal kapcsolatos személyről! Gondolatban távolodj el tőle minél messzebb, hogy az ember vagy a környezet kisebbé váljon! Agyunk ahhoz van szokva, hogy csak a nagy, testközeli dolgokat érzékelje veszélyesnek. A kép kicsinyítésével el tudod érni, hogy csökkenjen az érzékelt stressz mértéke. Ezenkívül ha elképzeled, hogy a szóban forgó illető egy mókuska hangján szólal meg, megint csak csökken a fenyegetettség érzése, sőt, még egy mosoly is megjelenhet az arcodon.
- Mély lélegzetvétel. Ha veszel egy nagy levegőt, és közben tízig számolsz, akkor fiziológiai és biokémiai változások indulnak be. Az oxigéntöbblet segít megtartani a szükséges szünetet, hogy a reaktív agy visszavonuljon, és átadja a terepet a gondolkodó agynak.
- Meditáció. A rendszeres meditáció stresszcsökkentő tulajdonságáról bőséges kutatási eredmény olvasható. Jótékony hatása nem pusztán annyi, hogy a meditálás alatt nyugodtabb lelkiállapotba kerülünk, hanem utána még hosszú ideig meg tudjuk őrizni nyugalmunkat, és kiélezett helyzetekben is képesek vagyunk kezelni indulatainkat. Ezzel a módszerrel lehet agyunkat a legjobban karbantartani.
1.5.7. Kapcsolatok
Bár az Eisenhower-mátrixban nincs külön negyed a kapcsolatrendszereknek, alapvetően fontos összetevőről van szó.
Ha nem kezeljük prioritásként ezt a feladatot, könnyen elszalasztjuk a valódi kapcsolatok által nyújtott energiát, erőt, vitalitást és az egészségünkre tett jótékony hatást.
Mégis milyen gyakran a lista aljára kerülnek ezek a dolgok túlzsúfolt életünkben.
Az emberi pillanatok eltűnőben vannak modern életünkből. Helyüket kezdik átvenni az elektronikus pillanatok. Emberi viszonyainknak két alapvető tulajdonságuk van. Az egyik a fizikai jelenlét, a másik a teljes odafigyelés.
Két ember együttléte még nem feltétlenül eredményez kapcsolódást. Hiába ülsz a repülőgépen valaki mellett, attól még nem fogtok egymáshoz kapcsolódni.
Igazán figyelned kell a másik emberre. Félretéve a számítógépedet, a telefonodat. Ha többfelé figyelsz egyszerre, nem tudsz emberi pillanatokat megélni.
Mindent le kell tenned a kezedből, és a másik szemébe nézve ráhangolódni, figyelni, lazítani és nem sietni… Az emberek ki vannak éhezve az ilyen jellegű együttlétekre, ilyen ritkán adódik ilyen pillanat az életünkben.
Forrás:
- Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne: 5 döntés – Út a kivételes teljesítményhez
- https://todoist.com/productivity-methods/eisenhower-matrix