Skip to content
Home » A hatékonyság tudatos elérése

A hatékonyság tudatos elérése

hatekonysag

A hatékonyság elérése rendkívül tudatos hozzáállást kíván. Célokat, és folyamatos önfegyelmet, hogy napunk minden percében a célunk felé vezető úton legyünk – még akkor is, ha éppen pihenünk. Fontos, hogy ne a sürgős dolgokkal, hanem előbb a fontos feladatainkkal végezzünk. Több jól használható eszköz nyújt segítséget nekünk mindebben, most az Eisenhower-mátrix-szal ismerkedünk meg.

Ha szeretnénk letenni valamit az asztalra életünk során, el kell különítenünk a külvilág igényeit és saját ambícióinkat. A legtöbb ember életében azonban igen széles a szürke zóna a kötelességek és a szívesen végzett dolgok között.

Ha nem vigyázunk, ezt a sávot az emailek, értekezletek és mások kívánságai töltik majd ki, nem hagyva teret a számunkra fontos munkának.

A technika fejlődésének köszönhetően állandóan elérhetőek vagyunk, felgyorsult az adatfeldolgozás, és olyan hordozható technológiákkal is rendelkezünk például, amelyek a bőrünk hőmérsékletétől kezdve a vérnyomásunkig mindent képes mérni.

A világ legnagyobb könyvtáraihoz is hozzáférhetünk, és bárkivel megoszthatjuk gondolatainkat. Mégis, paradox módon pont ezek a technikai vívmányok azok, amelyek a számunkra fontos dolgok megvalósításában jobban akadályoznak, mint valaha.

1. Ösztön kontra tudatosság

Amellett, hogy próbálunk megbirkózni a döntések szakadatlan áradatával, figyelmünkért példa nélkül álló harc folyik. Nem attól fogunk kivételesen teljesíteni, hogy teljes erőbedobással, gondolkodás nélkül mindent gyorsan megcsinálunk.

Az értékes dolgokat úgy tudjuk megkülönböztetni a többitől, hogy megállunk egy pillanatra, a döntésre váró dolgokat fontossági sorrendbe állítjuk, majd először az eredményeinkre közvetlenül ható kérdésekben döntünk.

Gondolj csak arra a sok csengőhangra, pittyegésre, rezgésre és képi üzenetre, amelyek elárasztanak minket nap mint nap! Ha hagyod magad, figyelmeddel fizetsz meg értük, amit a valóban fontos dolgokról terelnek el.

Még nyelvhasználatunk is erről árulkodik. A figyelmet szentel kifejezés arra utal, hogy a figyelemnek ára van, és energiabefektetéssel jár, hogy odafigyeljünk valamire.

Nem csak képletesen van ez így, a biológia és az ideggyógyászat is ezt igazolja. A figyelem ugyanis erőfeszítést igényel, és sokkal könnyebb hagyni, hogy lényegtelen dolgokra terelődjön, mint összpontosítani.

2. Hol folyik el az energiánk?

Mindannyian energiaválságtól szenvedünk. Energiamenedzsmentünk nem csupán testi energiánkat érinti – bár arra is nagy szükségünk van természetesen -, hanem a szellemi munka végzéséhez szükséges energiakészletünket is.

Agyunk működéséhez szükséges, hogy megfelelő mennyiségű glükózhoz és oxigénhez jusson, ezt a folyamatot pedig rengeteg egyéb tényező befolyásolja. Munkahelyi környezetünk általában nem segíti ezt.

Mit szólnál, ha azt mondanánk, hogy egy olyan világban, ahol sokkal több lehetőségünk van nagyszerű dolgok megvalósítására, mint valaha, időnk, figyelmünk és energiánk 40 százaléka mégis kevésbé fontos vagy teljesen felesleges tevékenységekre megy el?

Pontosan ezt igazolja vissza egy hat éven keresztül végzett kutatás, amelynek során a világ minden pontjáról összesen több mint 350ezer személyt kérdeztek meg.

Azért, hogy ez nálad ne így legyen, alkalmazhatod az Eisenhower-mátrixot, mely segít tudatos és fókuszált maradni a céljaid felé vezető úton.

Egy másik, a Journal of Consumer Research nemrégiben megjelent tanulmánya azt vizsgálta, hogy az emberek hogyan döntenek arról, hogy mit tegyenek, ha sürgős és fontos feladatokkal szembesülnek.

Öt különálló kísérlet során a kutatók egy furcsa mintát figyeltek meg: figyelmüket az időérzékeny feladatokra irányítják a kevésbé sürgős feladatok helyett, még akkor is, ha a kevésbé sürgős feladat nagyobb jutalmat kínál.

Ez a pszichológiai furcsaság megmagyarázza, miért állunk olyan rosszul a feladat- és időgazdálkodásban. Valószínűbb, hogy előnyben részesítjük a határidős feladatokat, mint a határidő nélküli feladatokat, függetlenül azok hosszú távú megtérülésétől.

3. A hatékonyság elemzése

eisenhower-matrix
Az Eisenhower-mátrix felépítése

3.1. Fontos és sürgős

Az első negyedbe a krízisek, sürgős értekezletek, közeli határidők, nyomasztó problémák, váratlan események tartoznak leginkább (a sürgős és fontos feladatok/projektek, amelyeket azonnal el kell végezni).

Ha túl sok időt töltesz ebben a negyedben, könnyen kiéghetsz. A sok drámai krízishelyzet és a nyomasztó problémák miatt stressz szinted huzamos ideig magasan van, ami a gondolkodástól és a kreativitástól veszi el az energiát.

3.2. Nem fontos, de sürgős

A harmadik negyed a szükségtelen jelentések, értelmetlen értekezletek, lényegtelen e-mailek, feladatok, telefonok, stb. halmaza (a sürgős és nem fontos feladatok/ projektek, amelyeket valaki másra kell delegálni). A kevesebb néha több.

Úgy érezzük, ezeket a feladatainkat azon nyomban el kell végeznünk, pedig mellőzésük valójában semmilyen negatív következménnyel nem járna. Sokan nem látják a különbséget a folyamatos tevékenykedés és az eredményes munka között. Az előbbi a valóban fontos tevékenységektől veszi el az energiát.

3.3. Nem fontos, nem sürgős

A negyedik negyed a túlzásba vitt pihenés, tévézés, elektronikus játékok, internetezés, időpocsékoló tevékenységek, tehát az időpocsékolás negyede, ahol egyáltalán semmi értelme időznünk (törlendő nem sürgős és nem fontos feladatok/projektek).

Mégis sokszor menekülünk ide, annyira kiégünk az első és a harmadik negyedben vívott küzdelmeinkben.

Itt aztán minden tudatosságot mellőzünk, kontrollálatlanul elmerülünk az értelmetlen tevékenységekben, tévézünk, számítógépes játékokat játszunk, neten böngészünk, pletykákat olvasunk, és más hasonló, időpazarló tevékenységet végzünk.

Ha jelentős időt töltünk ebben a negyedben, lehangoltak leszünk, és céltalannak érezzük magunkat.

3.4. Fontos, de nem sürgős

A második negyedbe a proaktív munka, jelentős célok, kreatív gondolkodás, tervezés, megelőzés, kapcsolatépítés, tanulás és megújulás tartozik (a nem sürgős, de fontos feladatok/projektek ütemezve a naptárban).

A többi negyeddel ellentétben itt nem zúdulnak a nyakadba a tennivalók, hanem a te tudatos elhatározásod eredménye az itt tartózkodás. Be kell vallanunk, nem könnyű elérnünk a tudatosságnak ezt a szintjét. Energiára és átgondolt döntésekre van szükség hozzá.

Valószínűleg fel kell hagynunk bizonyos bevett társas és egyéb szokásainkkal, ami néhány esetben kellemetlen lehet. Erőfeszítésünk azonban bőségesen meghozza gyümölcsét.

Mivel a második negyedben rászánod az időt a tervezésre és bizonyos problémák megelőzésére, jelentősen csökkenni fognak az első negyedben oly gyakran előforduló válsághelyzetek.

Emberi kapcsolataid is tartalmasabbak lesznek, mert több időt fordítasz rájuk, nem hagyod, hogy kiüresedjenek, vagy válságok alakuljanak ki.

Nem fogod az utolsó pillanatra hagyni a fontos projekteket sem, ezért magabiztosabbnak és hatékonyabbnak érzed majd magad. Stressz-szinted is csökkenni fog, ugyanis egyre kevesebb időt töltesz a másik három negyedben.

Nagyobb terhelés alatt is egyre eredményesebben teljesítesz, hiszen jobban oda fogsz figyelni egészségedre és energia-háztartásodra. És ami a legfontosabb, tisztában leszel vele, hogy szépen haladsz azokban a dolgokban, amelyek valódi értéket teremtenek a munkahelyi és magánéletedben egyaránt.

4. A hatékonyság akadályai

Sürgősségfüggőség

A sürgősségfüggőség kialakulásának oka, hogy amikor az elvégzett munka után elégedetten kipipáljuk listánkon a feladatot, akkor jóleső érzés tölt el. Tehát akaratlanul is elkezdünk olyan tevékenységeket keresni, amelyeket gyorsan letudhatunk, anélkül, hogy mérlegelnénk fontosságukat.

Az elfoglaltság kultúrája

Amikor kollégáinktól megkérdezzük, hogy vannak, rendszerint ilyen választ kapunk: „Hú, iszonyúan sok a dolgom. És veled mi újság?” Erre valahogy így válaszolunk: „Ne is kérdezd, én is teljesen el vagyok havazva.”

A társas rituálé után cinkosan összenézünk, és megértőn egymásra bólintunk, megerősítve egymást saját fontosságunk felől munkánkban és emberi mivoltunkban egyaránt.

Képletünk így hangzik: állandóan elfoglalt vagyok, tehát mindig szüksége van rám valakinek, ez erősíti meg bennem a fontosság érzését. Minél több a tennivalóm, annál nagyobb az igény a létezésemre, tehát értékesnek érezhetem magam.

Olyan rossz dolog elfoglaltnak lenni? Alapvetően nem. A probléma ott kezdődik, amikor maga az elfoglaltság válik célunkká a minőségi teljesítmény helyett.

hatekonysag

5. Hatékonyságot taszító hozzáállások

5.1. „Nyomás alatt tudok a legjobban dolgozni!”

Igazából ilyenkor arra gondolunk, hogy mivel magunktól nem tudnánk elvégezni az adott feladatot, szükségünk van arra az adrenalinra, amit a sürgősség érzése ad, hogy rendesen tudjunk koncentrálni.

Ez a gondolatmenet arra enged következtetni, hogy a belső motiváció helyét átveszi a külső nyomástól való függőség. Emiatt hamis válsághelyzetet érzékelünk, és a közelgő határidő előidézi agyunkban ennek a stimuláló anyagnak a termelődését, ami haladásra késztet.

A fojtogató határidő lehetetlenné teszi a kivételes teljesítmény eléréséhez létfontosságú összeszedett gondolkodást.

5.2. Halogatjuk teendőinket

A halogatás még egy gyakori, saját magunknak okozott időrabló tényező. Sokszor azért halogatunk, mert gyenge a belső motivációnk, ezért várunk a határidő közeledtéig. Más esetekben attól félünk, hogy nem tudjuk vagy rosszul fogjuk teljesíteni az adott feladatot.

Ilyenkor megint az a helyzet, hogy megvárunk valami presszionáló tényezőt, ami még nagyobb félelmet kelt bennünk, és az adott feladat elvégzésére késztet.

5.3. Minden szívességet megteszünk másoknak

Néha jó szándékunk által vezérelve alakítunk ki számunkra nem feltétlenül kedvező kapcsolatokat, amivel csak a gyengeséget és a függést erősítjük másokban. Ehhez hozzá fognak szokni, és rendszeresen zaklatnak majd olyan feladatokkal, amelyeket maguk is el tudnának végezni.

5.4. Félünk nemet mondani

Sokszor azért kerülünk az első vagy a harmadik negyedbe, mert nehezünkre esik nemet mondani. Ennek több oka lehet. Elképzelhető, hogy attól tartunk, gyengének vagy ügyetlennek tűnünk, és hogy azt hiszik rólunk, nem vagyunk képesek elvégezni az adott feladatot.

Az is lehet, hogy pusztán szimpatikusak akarunk lenni másoknak, félünk a magánytól és az elszigeteltségtől, vagy kerüljük a konfliktusokat. Sokszor nincs elég energiánk az esetleg kialakuló vitákhoz.

Úgy tudunk átkerülni a második negyedbe, hogy elég hosszú időre leállítjuk ösztönös agyunkat ahhoz, hogy tisztázzuk a szembejövő feladatot. Ezek után pedig eldöntsük, megéri-e időt és energiát fordítani rá. Tehát az ösztönös énből át kell kerülnünk a tudatos énbe, a passzív sodródásból az aktív irányítás dimenziójába.

6. Alakítsuk ki a tökéletes napi rutinunkat!

  • Adjunk elsőbbséget az alkotó jellegű munkánknak. Minden egyes napunk nagyobb részét tartsuk fenn a számunkra fontos alkotómunkára, kikapcsolva a telefont és az emailt.
  • Induljunk ki energiaszintünk napi ritmusából!
  • Használjunk indítóimpulzusokat! Ragaszkodjunk ugyanazokhoz az eszközökhöz, környezethez, rítusokhoz, hogy asszociatív impulzusokként segítsenek belépni a kreatív zónánkba.
  • Szorítsuk korlátok közé teendőink listáját!
  • Tartsuk nyilván minden kötelezettségünket! Ha egészen biztosak vagyunk abban, hogy mindent megbízható módon rögzítettünk, jobban tudunk összpontosítani az előttünk álló feladatra.
  • Adjunk határozott keretet a napnak! Határozzuk meg munkanapunk kezdetét és végét – még akkor is, ha egyedül dolgozunk. Más és más időszakot jelöljünk ki a különféle tevékenységeknek.

7. A rendszerességben rejlő lehetőségek

  • A rendszeresség megkönnyíti a munkakezdést. Nekilátni a munkának mindig kihívást jelent. Nem könnyű nulláról elindítani egy projektet, de az is nehezünkre esik, amikor egy-egy szünet után próbálunk visszatérni a feladathoz. A mindennapos munkával lendületben maradhatunk.
  • Frissen tartja az ötleteket és ösztönzi a kreativitást. Amikor mélyen benne vagyunk egy projektben, minden, amit csak tapasztalunk, egészen lelkesítő módon tud kapcsolódni a feladathoz.
  • Felszabadít a nyomás alól. Minden nap dolgozunk az adott feladaton, így ha egyik nap nem is sikerül terv szerint haladnunk vele, akkor sem fog minket stresszelni. Mert látjuk, hogy összeségében mégis haladunk. Következő napon behozhatjuk a lemaradást.
  • Elősegíti a produktivitást. Már maga a tény is, hogy minden nap elértünk valamit, segít abban, hogy a másnapi munkánk is simán menjen.

Forrás:

  • Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne: 5 döntés – Út a kivételes teljesítményhez
  • https://todoist.com/productivity-methods/eisenhower-matrix
  • https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/
  • Nir Eyal, Julie Li: A tudatos figyelem művészete
  • Scott Belsky, Jocelyn K. Glei: Tartsuk kézben hétköznapjainkat!