Az időgazdálkodás mit sem ér, ha nem azzal töltjük az időnket, mint ami a terveink között szerepelt. Az a cél, hogy megszabaduljunk a naptárunkban lévő üresjáratoktól, és ezáltal egy olyan rendszert kapjunk, ami alapján meg tudjuk tervezni, hogy nap mint nap mivel akarjuk tölteni az időnket.
Miről olvashatsz ebben a cikkben?
Erre szolgál a timebox rendszer, amely idősávokat használ az optimális időbeosztáshoz.
1. A timebox szerinti időtervezés
Ahhoz, hogy elkészítsük a heti timebox tervünket, tudnunk kell, hogy mennyi időt szándékozunk tölteni az életünk különböző területein. Mennyi időt szeretnél magadra, a fontos kapcsolataidra és a munkádra fordítani?
Mennyi idő az, amit az értékrended szerint az életed egyes területein kívánsz eltölteni? Kezdd azzal, hogy létrehozol egy heti tervet, ami leképezi a tökéletes hetet.
- Reflektálj. Az ütemtervhez képest mikor tettem azt, amit beterveztem, és mikor tértem el attól?
- Finomítsd. Vannak olyan változtatások, amikkel időt nyerhetek, hogy még inkább az értékrendem szerint élhessek? Visszatükrözi az időbeosztásom azt, aki vagyok? Tele van, vagy üres lyukak tátonganak benne? Hagyod, hogy mások ellopják az idődet, vagy úgy vigyázol rá, mint egy korlátozottan hozzáférhető, értékes forrásra?
Az időgazdálkodást tulajdonképpen az önmenedzselés szinonimájának tekinthetjük. Önfegyelem, méghozzá szokás által megerősített önfegyelem szükséges hozzá. Vagyis a jó hír az, hogy minél többet gyakoroljuk, annál könnyebben megy.
A jó szokások segítenek abban, hogy megerősödjön bennünk a rendszerezett szemléletmód, amellyel terveinkhez és munkánkhoz viszonyulunk.
2. Időgazdálkodás – Mire megy el az időnk?
Aki naplót vezet a munkájáról, azzal ritkán fordul elő, hogy azt elolvasva ne érné meglepetés. Részint abból adódóan, hogy valamire lényegesen több időt fordít, mint hiszi, vagy éppen lényegesen kevesebbet.
Az előbbi eset a gyakoribb. Ennek eredményeként néhány terület esetében azonnal világossá válik, hogy felülvizsgálatra szorul.
Természetesen az időgazdálkodás terén minden tényleges előrelépéshez terv szükséges. Méghozzá írásba kell foglalni, majd rendszeresen átnézni és frissíteni.
Nem csupán arról van szó, hogy rendszeresen ellenőrizzük, hanem arról is, hogy bármikor rálátást enged az előttünk álló munka mennyiségére.
Mindenkinek szüksége van tervre, és mindenkinek hasznára válhat, ha világosan látja a teendőit. Ha nincs ilyen tervünk, rá kell szánnunk némi időt, de megéri, és aztán már nem igényel sok időt a frissítése.
Ha már elkészült a terv, úgy fejleszthetjük a rendszert, hogy megfeleljen nekünk, és lépést tartson a változó feladatainkkal és kötelezettségeinkkel.
A hatékony időgazdálkodáshoz főleg konfliktuskezelés és a fontossági sorrendre vonatkozó döntéshozás szükséges. Márpedig ez lehetetlen olyan világos célok híján, amelyek vonatkoztatási pontként szolgálhatnak.
2.1. Okosabban dolgozzunk, ne pedig tovább!
Nem árt lefektetni magunknak bizonyos szabályokat, megszabva, legfeljebb hány órát dolgozunk naponta, mennyit utazunk, és mennyi időt szánunk más dolgokra.
2.2. Jutalmazzuk magunkat!
A leghatékonyabb emberekkel is megesik, hogy nem végeznek el mindent. Ha teljesítünk egy feladatot, az önmagában is jutalom lehet, mégis kell valami más is, ami kifejezetten az időgazdálkodás terén elért sikerünkhöz kötődik.
A jó időgazdálkodás legfőbb hozadéka, hogy sort keríthetünk arra a kedvelt programra, amelyet máskülönben halogatnánk, lerövidítenénk, vagy el is hagynánk. Ha jutalomként fogjuk fel, hogy időt tudtunk szakítani kedvelt programunkra, a jövőben is törekszük erre.
2.3. Rendszerezzük a dolgainkat és tartsuk is meg a rendet!
A rendszerezés és az időgazdálkodás együtt jár. A jólszervezettség megteremti a megfelelő időkörnyezetet.
A rossz szervezés alattomosan viselkedik, minden csak egy kicsivel igényel több időt a kelleténél, de erre az időre mindennap újra meg újra szükség van, ami elkerülhetetlenül csökkenti a hatékonyságot.
Ez olyan kisebb hibák vagy kihagyások esetén is igaz, amelyek számos tevékenységben előjönnek, és összeadódva jelentős mértékben rontják a hatékonyságot.
2.4. Működtessük a tervet!
- Vegyük sorra a tevékenységeinket! Átfogónak, ugyanakkor jegyzetszerűnek kell lennie, különben kezelhetetlenné válik.
- Becsüljük meg, mennyi időt vesznek igénybe – lehetőleg minél pontosabban! A tapasztalat azt mutatja, hogy azt az időmennyiséget, amelyről úgy véljük, hogy rendelkezésünkre áll, gyakran túlbecsüljük. Többet veszünk tervbe, mint amennyit valójában el tudunk végezni. Ez felesleges frusztrációhoz és a napi tervekkel szembeni idegenkedéshez vezet.
- Hagyjunk időt előre nem látott eseményekre! A feladatok ugyanis általában tovább tartanak a legóvatosabb becslésnél is, és hagyjunk időt a szokásos feladatokra is, azokra, amelyeket naponta, rutinszerűen elvégzünk. A tervezett-váratlan-és spontán felmerülő feladatokat 60%-20%-20%, vagy a céltudatosabbak 80%-10%-10% arányban tervezzék be.
- Állítsunk fel fontossági sorrendet! Ez a kulcs, és talán mindenki esetében a legfontosabb mozzanat az időgazdálkodásban.
3. Időgazdálkodás – Prioritások meghatározása
Sokaknál az a legfőbb gond, hogy túl sok mindent próbálnak egyszerre csinálni. Ez azzal a veszéllyel fenyeget, hogy elaprózzák magukat az egyes feladatok között.
Egy kemény munkanap végén aztán arra a felismerésre jutnak, hogy bár sokat dolgoztak, fontos dolgokat mégsem végeztek el vagy fejeztek be.
4. Időgazdálkodás – Egy feladatra koncentrálni
A sikeres emberek többek közt azzal tűnnek ki, hogy sok mindent – méghozzá különféle dolgokat – képesek elvégezni annak köszönhetően, hogy bizonyos ideig mindig csak egy feladatnak szentelik magukat.
Vagyis egyszerre mindig csak egy dologgal foglalkoznak, azzal viszont következetesen és céltudatosan. Ennek előfeltétele, hogy egyértelmű prioritásokat állítsanak fel, és ahhoz is tartsák magukat.
- Először kizárólag a fontos vagy elengedhetetlen feladatokon dolgozzunk!
- A feladatok elvégzésénél sürgősségükre is legyünk tekintettel (főleg a fontos és sürgős feladatokra)!
- Egyszerre mindig csak egy feladatra koncentráljunk!
- A feladatokat az előre meghatározott időn belül végezzük el (hatékonyan)!
- Minden olyan feladatot iktassunk ki vagy delegáljunk, amit más is elvégezhet!
5. A teljesítmény természetes napi ingadozásának figyelembe vétele
A táplálkozási szokások és más személyes jellemzők számos egyéni eltérést okoznak, alapvetően azonban a következők állapíthatók meg:
- A teljesítőképesség csúcspontja délelőttre esik. Ezt a szintet a nap folyamán többé már nem éri el.
- Délután aztán elkövetkezik a közismert délutáni mélypont, amelyet sokan intenzív kávéfogyasztással próbálnak legyőzni, ám az ettől csak hosszabbra nyúlik.
- Egy kora esti újabb köztes csúcs után a teljesítményünk folyamatosan süllyed, míg éjfél után néhány órával eléri abszolút mélypontját.
Egyéni teljesítőképességünknek ezekkel az ingadozásaival mindegyikünknek együtt kell élnie. Fontos, hogy ki-ki megtalálja személyes napi ritmusát, mert úgy a bonyolult és fontos dolgokat a délelőtti csúcsteljesítmény időszakára tervezheti.
A hírhedt teljesítőképességi mélypont idején ne akarjunk a biológiai ritmusunk ellen dolgozni, hanem próbáljunk lazítani, és ezt a fázist fordítsuk társadalmi kapcsolatok ápolására és rutintevékenységekre.
A teljesítménygörbe késő délutáni emelkedése után újra elvégezhetünk néhány fontosabb feladatot.
6. Milyen gyakran iktassunk be szünetet?
A témában végzett orvosi vizsgálatok azt mutatták, hogy a legjobb feltöltődési érték kb. egy óra munkával töltött idő után érhető el. A szünetnek csak mintegy tíz percig kell tartania, mivel az optimális hatás az első tíz percben jelentkezik, később pedig csökken.
Iktassunk be napirendünkbe rendszeres, de rövid szüneteket!
A szünetek regeneráló hatását jelentősen megnövelhetjük, ha megpróbálunk ellazulni vagy mozogni valamennyit, és így feltöltődni friss oxigénnel.
Voltaképpeni feladataikat sokan csak a hivatalos munkaidő vége után végzik el.
Napközben ugyanis nincs idejük ezekre, mivel túl sok a zavaró tényező: megbeszélések a főnökkel, beosztottakkal vagy ügyfelekkel, kellemetlen látogatók, konfliktusok, telefonhívások, megbeszélések, stb.
Ha valakit állandóan megzavarnak vagy rendszeresen meg kell szakítania a munkáját, fűrészlap hatás lép fel. Lehet, hogy figyelmét csupán futó pillanatra terelik el a feladatáról, ám ahhoz, hogy ugyanott folytassa a munkát, járulékos nekikezdési és bedolgozási időre lesz szüksége (ami kutatások szerint 64 másodpercet vesz igénybe minden egyes alkalommal).
Ha összeadjuk ezeket a teljesítményveszteségeket, időnknek akár a 28%-a is kárba veszhet általuk. A rendkívül fontos feladatok intézésekor célszerű úgy dolgoznunk, hogy lehetőleg ne zavarhassanak meg bennünket.
Nagyon sok mindent elérhetünk, ha egy óráig zavartalanul dolgozhatunk.
A sikeres időmenedzsmenthez nem csak pontos és gondos tervezésre van szükség. A pozitív beállítottság és a munkanap jó indítása sok energiát ad, amelynek köszönhetően könnyebben megbirkózhatunk a feladatainkkal.
7. Milyen előnyei vannak a következetes időmenedzsmentnek?
- Jobban ráhangolódunk a következő munkanapra.
- Kiiktatja a feledékenységet.
- A lényeges dolgokra tudunk koncentrálni (a sürgős helyett a fontosra).
- Csökkenti az elaprózódást.
- Segít elérni a napi célokat.
- Ösztönzi a priorizálást és a delegálást.
- Segíthet csökkenteni a stresszt, és nyugodtnak maradni az előre nem látható események miatt.
- Sikerélményt ad, ezáltal növeli az elégedettséget és a motivációt.
- Módszeres munkával időt nyerhetünk.
Érdemes este megterveznünk a következő napra szánt feladatok listáját. 8-10 perc időráfordítással másnap már ráhangolódva kezdhetjük a napunkat. Tudatalattinknak így van ideje felkészülni, ötletelni, lehetséges megoldási kezdeményeket előhúzni.
Ez segít összpontosítani, figyelmünket a fontos dolgokra koncentrálni.
Egy nehéz munkanapnak nem feltétlenül kell stresszesnek is lennie. Ellenkezőleg: egy jól megoldott nehéz feladat megelégedettséghez vezet, sőt üdítő hatású is lehet. Stresszt nem azok a dolgok okoznak, amelyeket elvégeztünk, hanem azok, amelyeket kihagytunk.
Forrás:
- Nir Eyal, Julie Li: A tudatos figyelem művészete
- Patrick Forsyth: Hatékony időgazdálkodás
- Lothar Seiwert: Időmenedzsment