Todoist: így építs működő feladatrendszert

Van néhány feladat a fejedben. Másik három a telefonod jegyzeteiben. Az egyik fontos teendőről tegnap küldtél magadnak egy e-mailt, hogy biztosan ne felejtsd el. A bevásárlólista külön alkalmazásban van, a következő fogorvosi időpont a naptárban, és valamikor a héten még fel kellene hívnod a biztosítót is.

Önmagában egyik sem nagy dolog. A probléma inkább az, hogy folyamatosan neked kell észben tartanod: van még valami, amit nem szabad elfelejteni.

Ebben segíthet egy digitális feladatkezelő, például a Todoist. Nem azért, mert egy alkalmazás automatikusan produktívabbá tesz, hanem azért, mert létrehozhatsz benne egy olyan megbízható rendszert, amelynek átadhatod a teendőid észben tartását.

A Todoist segítségével egy helyre gyűjtheted a feladataidat, rendszerezheted őket, határidőket és ismétlődéseket adhatsz hozzájuk, illetve eldöntheted, melyek élveznek elsőbbséget.

De van egy másik oldala is a dolognak. Egy rosszul felépített feladatkezelő rendszer könnyen több száz teendőből álló digitális raktárrá válhat, amelynek már a megnyitása is nyomasztó.

Nézzük meg ezért nemcsak azt, hogyan működik a Todoist, hanem azt is, hogyan érdemes használni úgy, hogy valóban levegyen valamennyit a válladról.

Mi az a Todoist?

A Todoist egy digitális feladatkezelő alkalmazás, amelyben rögzítheted, rendszerezheted és nyomon követheted az elvégzendő feladataidat.

Használhatod számítógépen és mobileszközön, így a teendőidet akkor is rögzítheted, amikor éppen eszedbe jutnak.

A Todoist nem csak munkaszervezésre alkalmas. Ugyanúgy kerülhet bele például:

• egy munkahelyi prezentáció elkészítése;
• a villanyszámla befizetése;
• időpontkérés a fogorvoshoz;
• egy közelgő utazás megszervezése;
• a gyerek sportfelszerelésének megrendelése;
• heti három edzés;
• bevásárlás;
• vagy egy havonta ismétlődő adminisztrációs feladat.

A feladatokat projektekbe rendezheted, dátumokat és prioritásokat rendelhetsz hozzájuk, ismétlődő teendőket hozhatsz létre, és további rendszerezési lehetőségeket is használhatsz.

A lényeg azonban nem a funkciók számában van.

Egy jól működő feladatkezelő rendszer legfontosabb feladata az, hogy amikor eszedbe jut valami, amit később meg kell tenned, legyen egy hely, ahová nyugodtan leteheted.

Miért lehet jobb egy feladatkezelő, mint mindent fejben tartani?

Képzeld el, hogy reggel munkába menet eszedbe jut:

„Holnap fel kell hívnom a fogorvost.”

Ha nem írod fel sehova, az agyadnak kell gondoskodnia arról, hogy ez az információ valahogy holnapig megmaradjon.

Délután ismét eszedbe jut. Este fogmosás közben megint. Másnap reggel pedig remélhetőleg még egyszer.

Nem azért gondolkodsz újra és újra a fogorvoson, mert abban a pillanatban bármit is kellene tenned vele. Egyszerűen nem szeretnéd elfelejteni.

Ha viszont rögzíted egy olyan rendszerben, amelyről tudod, hogy a megfelelő időben újra eléd teszi a feladatot, nincs szükség arra, hogy folyamatosan fejben tartsd.

A szétszórt teendők problémája

A másik gyakori nehézség nem is az, hogy nincs teendőlistánk, hanem hogy túl sok van.

Van valami:

• a naptárban;
• a telefon jegyzeteiben;
• egy papírfecnin;
• az e-mailek között;
• egy Messenger-üzenetben;
• a hűtőre ragasztva;
• és még öt dolog a fejünkben.

Ilyenkor nehéz megválaszolni az egyszerűnek tűnő kérdést:

Mit kell ma ténylegesen megcsinálnom?

A Todoist használatának egyik legnagyobb előnye ezért nem valamely különleges funkció, hanem az, hogy kialakíthatsz egy központi helyet a teendőid számára.

Todoist használata kezdőknek: így indulj el

Amikor valaki először kezd használni egy feladatkezelő alkalmazást, könnyű beleesni abba a hibába, hogy rögtön tökéletes rendszert szeretne építeni.

Projektek, alprojektek, címkék, prioritások, szűrők, színek, kategóriák.

Pedig az elején ezek nagy részére nincs szükség.

Érdemes inkább a lehető legegyszerűbb rendszerrel indulni.

1. Először gyűjtsd egy helyre a teendőidet

A Todoistban található Inbox – vagyis beérkező feladatlista – alkalmas arra, hogy gyorsan rögzítsd az éppen felmerülő teendőket.

Az első szabály lehet egyszerűen ennyi:

Ha eszembe jut valami, amit meg kell tennem, bekerül a Todoistba.

Például:

• időpontot kérni a fogorvoshoz;
• befizetni egy számlát;
• válaszolni Péter e-mailjére;
• megrendelni az új futócipőt;
• felhívni a könyvelőt;
• időpontot egyeztetni az autószerelővel;
• elkészíteni a jövő heti prezentációt.

Ebben a pillanatban még nem szükséges eldöntened, melyik projekthez tartozik, milyen címkét kapjon vagy mennyire fontos.

Először rögzíts, utána rendszerezz.

Ezzel csökkenthető annak az esélye, hogy azért nem írsz fel valamit, mert éppen nincs időd eldönteni, hová kellene kerülnie.

2. Hozz létre néhány valóban szükséges projektet

Ha már összegyűltek a feladataid, érdemes őket nagyobb életterületek vagy projektek szerint rendszerezni.

Egy egyszerű személyes rendszer például így nézhet ki:

Munka
Otthon
Család
Ügyintézés
Saját projektek

Nem kell azonban ezt a felosztást követned.

A megfelelő rendszer az, amelyikből te azonnal érted, hová tartozik egy feladat.

Érdemes ellenállni annak a kísértésnek is, hogy rögtön húsz-harminc projektet hozz létre. Minél bonyolultabb a struktúra, annál több döntést kell meghoznod minden egyes új feladat rögzítésekor.

Projekt vagy egyszerű feladat?

Nem minden teendő projekt.

A „befizetni a telefonszámlát” például egyszerű feladat.

A „megszervezni a nyári nyaralást” viszont már több különálló teendőből állhat:

• úti cél kiválasztása;
• szállás lefoglalása;
• utasbiztosítás megkötése;
• autópálya-matrica megvásárlása;
• programok kiválasztása;
• csomaglista elkészítése.

Ilyenkor érdemes a nagyobb célt külön projektként kezelni, a konkrét lépéseket pedig feladatokra bontani.

Ez azért is hasznos, mert a „megszervezni a nyaralást” típusú feladat könnyen halogatható. Nem derül ki belőle, pontosan mit kellene csinálnod.

A „megnézni három szállást” viszont már végrehajtható feladat.

Határidők: nem minden feladat sürgős

A Todoist egyik kézenfekvő funkciója, hogy dátumot rendelhetsz a feladatokhoz.

Ezt azonban könnyű túlzásba vinni.

Tegyük fel, hogy hétfőn létrehozol tíz feladatot, és mindegyiknek szerdát adod meg dátumként, mert jó lenne addigra elkészülni velük.

Eljön a szerda, de csak hat feladatra jut időd.

Csütörtök reggel már négy lejárt feladat fogad.

Átteszed őket péntekre.

Pénteken kettő ismét elmarad.

Néhány hét múlva pedig azt tapasztalhatod, hogy szinte mindennap egyik dátumról a másikra pakolod ugyanazokat a feladatokat.

A dátumok lassan elveszítik a jelentőségüket.

Érdemes ezért különbséget tenni három dolog között.

Valódi határidő: péntekig be kell fizetned egy számlát.

Tervezett végrehajtás: kedden szeretnéd elkészíteni a prezentációt.

Valamikor elvégzendő feladat: szeretnéd átválogatni a régi fényképeidet, de nincs jelentősége annak, hogy ezen a héten vagy három hét múlva történik meg.

Ha minden feladat sürgősnek látszik, egy idő után semmi sem lesz igazán sürgős.

Ismétlődő feladatok: ne neked kelljen észben tartani őket

A Todoist egyik leghasznosabb lehetősége az ismétlődő feladatok kezelése.

Rengeteg olyan teendőnk van, amelyet nem egyszer, hanem rendszeresen kell elvégeznünk.

Például:

• minden hónapban ellenőrizni a számlákat;
• hetente meglocsolni bizonyos növényeket;
• vasárnap megtervezni a következő hetet;
• havonta átnézni a pénzügyeket;
• rendszeresen biztonsági mentést készíteni;
• ágyneműt cserélni;
• gyógyszert kiváltani;
• bizonyos napokon edzeni;
• havi adminisztrációt elvégezni.

Ezek apróságoknak tűnhetnek, de sok apró, rendszeresen visszatérő feladat együtt jelentős mentális terhet okozhat.

Nagy különbség van aközött, hogy:

„Minden vasárnap emlékeznem kell arra, hogy megtervezzem a következő hetet.”

és aközött, hogy:

„Vasárnap a rendszer automatikusan elém teszi a heti tervezést.”

Az első esetben neked kell emlékezned arra, hogy emlékezz.

A másodikban ezt a feladatot átadtad a rendszernek.

Prioritások: mi az, ami tényleg fontos?

A feladatok rögzítése még nem oldja meg azt a problémát, hogy általában több dolgot szeretnénk elvégezni, mint amennyire időnk és energiánk van.

Ezért van szükség priorizálásra.

A Todoistban különböző prioritási szintekkel emelheted ki a fontosabb teendőket.

A prioritás azonban ne azt jelentse:

„Ezt szeretném megcsinálni.”

Hiszen feltehetően minden olyan feladatot szeretnél valamikor elvégezni, amelyet felírtál.

Hasznosabb kérdés:

Ha ma csak három feladatot tudnék befejezni, melyik három számítana igazán?

Ez már döntésre kényszerít.

Mi történik, ha minden fontos?

Ha tíz mai feladatból nyolc a legmagasabb prioritást kapja, valójában nem priorizáltál.

Csak nyolc feladatot pirosra festettél.

A prioritás éppen attól használható, hogy kevés feladat tartozik a legfontosabbak közé.

Címkék és szűrők: csak akkor használd őket, ha segítenek

A Todoist ennél jóval összetettebb rendszerek kialakítására is lehetőséget ad.

Használhatsz például címkéket.

Ilyenek lehetnek:

• @telefon;
• @otthon;
• @számítógép;
• @bevásárlás;
• @5perc.

Így például külön megjelenítheted azokat a feladatokat, amelyeket telefonon kell elintézned, vagy azokat az apró teendőket, amelyek néhány perc alatt elvégezhetők.

Szűrők segítségével pedig különböző feltételek alapján hozhatsz létre saját nézeteket.

Ez nagyon hasznos lehet – ha tényleges problémát old meg.

Kezdőként azonban egyáltalán nem szükséges azonnal címke- és szűrőrendszert építened.

A produktivitási alkalmazásoknak ugyanis van egy érdekes csapdájuk: a rendszer tökéletesítése maga is elfoglaltsággá válhat.

Új kategóriákat készítünk, átszínezzük a projekteket, címkéket hozunk létre, szűrőket finomítunk, új produktivitási módszerekről olvasunk.

Mindez produktív tevékenységnek érződik.

Közben az a feladat, ami miatt eredetileg megnyitottuk az alkalmazást, továbbra sincs kész.

Ha több időt töltesz a Todoist rendszerezésével, mint amennyit a rendszer segítségével megspórolsz, érdemes egyszerűsíteni.

Így nézhet ki egy egyszerű Todoist-rendszer

Egy jól használható rendszernek egyáltalán nem kell bonyolultnak lennie.

Kezdőként akár ennyi is elegendő lehet.

Inbox

Minden újonnan felmerülő teendő először ide kerül.

Nem kell azonnal rendszerezned. A lényeg, hogy ne kelljen tovább fejben tartanod.

Néhány projekt

Például:

Munka
Otthon
Család
Ügyintézés
Saját

Ezek alá rendezheted az Inboxban összegyűlt feladatokat.

Kevés valódi prioritás

Csak azt emeld ki, ami valóban fontosabb a többi feladatnál.

Dátumok

Csak ott használj dátumot, ahol annak valóban szerepe van, vagy ténylegesen arra a napra tervezed a feladatot.

Napi áttekintés

Reggel vagy az előző nap végén nézd át:

• mi van mára betervezve;
• mi a legfontosabb;
• reális-e az aznapi lista;
• van-e olyan feladat, amelyet át kell ütemezni vagy egyszerűen törölni kell.

Heti áttekintés

Hetente egyszer érdemes valamivel alaposabban rendbe tenni a rendszert:

• feldolgozni az Inboxot;
• átnézni a lejárt feladatokat;
• ellenőrizni a folyamatban lévő projekteket;
• törölni, ami már nem fontos;
• végiggondolni a következő hetet.

Egy ilyen rendszer jóval egyszerűbb annál, amit a Todoist technikailag lehetővé tesz.

Ez nem hátrány.

A cél nem az alkalmazás összes funkciójának használata, hanem az, hogy a rendszer segítsen eligazodni a saját teendőid között.

A Todoist legnagyobb csapdája: a végtelen teendőlista

A papír alapú teendőlistának van egy természetes korlátja: elfogy a papír.

Egy digitális feladatkezelőnek gyakorlatilag nincs ilyen korlátja.

Ezért rendkívül könnyű mindent felírni.

„Egyszer el kellene olvasni ezt a könyvet.”

Felírjuk.

„Jó lenne megtanulni olaszul.”

Felírjuk.

„Egyszer át kellene rendezni a nappalit.”

Felírjuk.

„Ki kellene próbálni ezt a receptet.”

Felírjuk.

„Majd egyszer utánanézek ennek a tanfolyamnak.”

Ez is bekerül.

Néhány hónap múlva már 150–200 elvégzetlen teendő vár bennünket.

Egy ilyen lista már nem feltétlenül megnyugtató. Könnyen digitális nyilvántartássá válik arról, hogy mennyi mindent nem csináltunk még meg.

Nem minden ötlet feladat

Érdemes különbséget tenni a tényleges teendők és a lehetőségek között.

„Meg kell hosszabbítanom a biztosítást.”
Ez konkrét feladat.

„Egyszer jó lenne megtanulni olaszul.”
Ez inkább vágy vagy lehetséges jövőbeli cél.

„Megnézném ezt a filmet.”
Ez lehet egy külön megnézendő lista eleme.

„Jó lenne átrendezni a nappalit.”
Erről előbb azt kell eldönteni, hogy tényleg szeretnél-e projektet csinálni belőle.

Nem szükséges minden felmerülő ötletből kötelezettséget készítened.

A Todoist ne váljon a teljes életed kívánságlistájává.

7 gyakori hiba a Todoist használatakor

A Todoist használata viszonylag egyszerű, de ettől még könnyen létrehozhatsz benne olyan rendszert, amely inkább akadályoz, mint segít.

1. Túl sok projektet hozol létre

Minél több kategóriád van, annál többet kell gondolkodnod azon, hová kerüljön egy új feladat.

Ha folyamatosan keresned kell a megfelelő helyet, érdemes egyszerűsíteni.

2. Minden feladathoz dátumot rendelsz

Ennek eredménye a folyamatosan görgetett, lejárt feladatok tömege lehet.

A dátum akkor értékes információ, ha jelent is valamit.

3. Túl hosszú napi listát készítesz

Ha reggel 18 feladat vár rád, amelyek együttes elvégzéséhez 12 óra kellene, miközben csak három szabad órád van, a probléma nem a motivációddal van.

A terv volt irreális.

A napi lista ne vágylista legyen.

4. Minden feladat kiemelt prioritást kap

Ha minden fontos, semmi sem kap valódi elsőbbséget.

A priorizálás egyik része annak elfogadása, hogy bizonyos dolgoknak várniuk kell.

5. Túlságosan részletes címkerendszert építesz

A címkék akkor hasznosak, ha gyorsabbá teszik a munkát.

Ha azon gondolkodsz percekig, hogy egy feladat három vagy négy címkét kapjon-e, a rendszer már valószínűleg túlbonyolódott.

6. Folyamatosan bővíted a listát, de soha nem törölsz

A feladatlistára való felkerülés nem életre szóló szerződés.

Ami három hónapja még fontosnak tűnt, ma lehet teljesen érdektelen.

Nyugodtan töröld.

A produktivitás nem azt jelenti, hogy minden valaha felírt feladatot kötelességed teljesíteni.

7. A Todoistot használod a cselekvés helyett

Ez talán a legérdekesebb csapda.

Átrendezed a projektet. Megváltoztatod a prioritásokat. Új címkét készítesz. Átütemezed a feladatokat. Megnézed, nincs-e jobb nézet.

Eltelik húsz perc.

A tényleges munka viszont még mindig nem kezdődött el.

A feladatkezelés célja végső soron az, hogy segítsen eljutni a feladathoz, nem pedig az, hogy helyettesítse azt.

Todoist ingyenes vagy fizetős változat?

A Todoist ingyenesen is használható, emellett fizetős csomagokat is kínál. A pontos csomagok, korlátozások, árak és az egyes funkciók elérhetősége idővel változhat, ezért érdemes mindig az aktuális csomagleírást ellenőrizni.

Általánosságban nem érdemes abból kiindulni, hogy a fizetős változat automatikusan jobb feladatkezelési rendszert eredményez.

Ha egyszerűen szeretnéd:

• rögzíteni a feladataidat;
• projektekbe rendezni őket;
• követni a teendőidet;
• és kialakítani egy alapvető személyes rendszert,

érdemes először az ingyenesen rendelkezésre álló lehetőségekkel elkezdeni.

Ha használat közben kiderül, hogy egy számodra fontos funkcióhoz fizetős csomagra lenne szükséged, akkor már konkrét igény alapján tudsz dönteni.

Fordítva kevésbé szerencsés: előfizetni egy összetettebb rendszerre abban a reményben, hogy majd maga az előfizetés tesz produktívabbá.

Todoist vagy papír alapú teendőlista?

Nem mindenkinek van szüksége digitális feladatkezelőre.

Egy papír alapú lista rendkívül egyszerű. Nem kell megnyitni, nincs szükség beállításokra, nem küld értesítéseket, és fizikailag ott lehet előtted az asztalon.

Ha naponta néhány teendőt kezelsz, és a papírlista működik, nincs különösebb okod lecserélni.

A Todoist előnye inkább akkor jelenik meg, amikor a feladatok száma és időtávja növekszik.

Egy digitális rendszer:

• kereshető;
• könnyen módosítható;
• képes ismétlődő feladatokat kezelni;
• több eszközön elérhető;
• nagyobb projekteket is rendszerezhet;
• a későbbi teendőket is megfelelő időben elő tudja hozni.

A kérdés tehát nem az, hogy a Todoist vagy a papír a jobb.

Hanem az:

Melyik rendszerben bízol meg annyira, hogy ténylegesen használd is?

Egy egyszerű füzet, amelyet mindennap megnézel, többet érhet egy tökéletesen felépített digitális rendszernél, amelyet két hét után elfelejtesz megnyitni.

Kinek lehet jó választás a Todoist?

A Todoist különösen hasznos lehet, ha sok kisebb-nagyobb feladat fut párhuzamosan az életedben.

Érdemes lehet kipróbálnod, ha:

• sok teendőt próbálsz fejben tartani;
• időnként azért felejtesz el dolgokat, mert nincs egyetlen megbízható listád;
• egyszerre több életterület feladatait kezeled;
• sok ismétlődő teendőd van;
• hosszabb távra is szeretnél feladatokat rögzíteni;
• külön szeretnéd választani a naptáreseményeket és a feladatokat;
• egyszerűbb megoldást keresel egy összetett projektmenedzsment-rendszernél.

A legfontosabb azonban nem az, hogy hány funkcióra van szükséged.

Hanem az, hogy van-e olyan problémád, amelyet egy feladatkezelő alkalmazás ténylegesen megold.

Kinek nem biztos, hogy Todoistra van szüksége?

Ha naponta négy-öt egyszerű teendőd van, és ezeket gond nélkül kezeled egy papírlapon, valószínűleg nincs szükséged új alkalmazásra.

Ugyanez igaz akkor is, ha már van olyan feladatkezelési rendszered, amely jól működik.

Nem kell alkalmazást váltani csak azért, mert létezik egy másik népszerű eszköz.

A Todoist akkor sem feltétlenül ideális, ha összetett csapatmunkát, nagy mennyiségű dokumentációt, adatbázisokat vagy speciális projektmenedzsment-folyamatokat szeretnél kezelni. Ilyen esetben más típusú eszköz lehet alkalmasabb.

Az eszközt érdemes a problémához választani, nem pedig fordítva.

A Todoist nem oldja meg a halogatást

Van egy tökéletesen rendszerezett Todoistod.

Minden projekt a helyén van. A feladatok pontosan meg vannak fogalmazva. A prioritások beállítva. A mai lista előtted.

És mégsem kezdesz hozzá.

Ez teljesen lehetséges.

Egy feladatkezelő rendszer ugyanis nem oldja meg automatikusan a halogatást.

Nem változtatja meg azt sem, ha:

• túl sok feladatot vállalsz;
• nehezen mondasz nemet;
• rendszeresen alábecsülöd a feladatok időigényét;
• nem tudsz dönteni két fontos teendő között;
• nincs elegendő időd;
• vagy egyszerűen elfáradtál.

A Todoist abban tud segíteni, hogy átlásd, mit szeretnél vagy kell elvégezned.

De a feladatok végrehajtásához továbbra is időre, energiára, döntésekre és cselekvésre van szükség.

Ez azért fontos különbség, mert könnyű azt gondolni:

„Csak meg kell találnom a megfelelő produktivitási rendszert, és végre mindennel végzek.”

Valószínűleg nem fogsz.

Sőt, egy jól működő rendszer egyik eredménye éppen az lehet, hogy világosabban látod: mindenre nincs időd.

Ezután már nem az a kérdés, hogyan férjen bele még több feladat, hanem az, hogy melyiknek adsz helyet, és melyiknek nem.

Egy 10 perces Todoist-kezdőrendszer

Ha még soha nem használtad a Todoistot, nem szükséges órákat töltened az első rendszered kialakításával.

Próbáld ki inkább ezt.

1. Hozd létre a Todoist-fiókodat.

Ne kezdj rögtön minden beállítás megváltoztatásával.

2. Írd ki a fejedből a teendőidet.

Tegyél az Inboxba mindent, amiről jelenleg azt gondolod: „ezt nem szabad elfelejtenem”.

3. Hozz létre legfeljebb négy-öt alapvető projektet.

Például Munka, Otthon, Család, Ügyintézés és Saját.

4. Rendezd ezekbe a feladataidat.

Ha valamelyik nem illik sehova, nyugodtan maradhat egyelőre az Inboxban.

5. Adj dátumot annak, aminek valóban szükséges.

Ne próbáld az összes feladatodat azonnal beosztani a következő hétre.

6. Állítsd be az ismétlődő teendőket.

Ezeknél tudod a leggyorsabban megtapasztalni, milyen érzés, amikor már nem neked kell emlékezned rájuk.

7. Jelölj ki néhány valódi prioritást.

Ne mindent.

8. Nézd meg, mit törölhetsz.

Már az első nagy feladatgyűjtésnél is lehetnek olyan dolgok, amelyekről rájössz: valójában nem akarod őket megcsinálni.

9. Válaszd ki a következő nap reális feladatait.

Ne azt kérdezd, mennyi mindent szeretnél elvégezni, hanem azt, mennyi fér bele ténylegesen.

10. Egy hétig ne bonyolítsd tovább a rendszert.

Használd.

Csak ezután érdemes eldönteni, szükséged van-e további projektekre, címkékre, szűrőkre vagy más funkciókra.

Nem a tökéletes rendszer a cél

A produktivitási eszközök világában könnyű azt érezni, hogy valahol létezik egy tökéletes rendszer.

Csak meg kell találnunk a megfelelő alkalmazást, megfelelő módszert, megfelelő kategóriákat és megfelelő napi rutint.

Pedig valószínűleg nem a tökéletes rendszerre van szükséged.

Hanem egy olyanra, amelyben megbízol.

Ha eszedbe jut egy feladat, tudod, hová írd.

Ha eljön az ideje, megtalálod.

Ha megnyitod a mai listát, érted, miért azok a feladatok vannak rajta.

Ha valami már nem fontos, ki mered törölni.

És közben nem töltesz több időt a rendszer karbantartásával, mint magukkal a teendőkkel.

A jó feladatkezelő rendszer ezért gyakran kissé unalmas.

Nem kell folyamatosan újratervezni, átszínezni, tökéletesíteni és lecserélni. Megbízhatóan tárolja azt, amire később szükséged lesz, megmutatja, mivel érdemes most foglalkoznod, majd háttérbe húzódik.

A Todoist akkor működik igazán jól, amikor egy idő után már kevesebbet kell foglalkoznod a Todoisttal – és több időd marad arra, amiért eredetileg használni kezdted.

Gyakori kérdések a Todoistról

Mire használható a Todoist?

Használható napi teendők, munkafeladatok, ügyintézés, családi feladatok, bevásárlás, tanulás, ismétlődő teendők és hosszabb projektek kezelésére is.

Ingyenes a Todoist?

A Todoist rendelkezik ingyenesen használható lehetőséggel, valamint fizetős csomagokkal is. Mivel a csomagok tartalma és árazása változhat, az aktuális feltételeket érdemes a szolgáltató oldalán ellenőrizni.

Elérhető magyarul a Todoist?

A Todoist felületének és nyelvi támogatásának aktuális állapota változhat, ezért ezt érdemes közvetlenül az alkalmazásban vagy a Todoist hivatalos oldalán ellenőrizni.

Mire valók a projektek a Todoistban?

A projektek segítségével nagyobb témák, életterületek vagy konkrét célok szerint csoportosíthatod a feladataidat. Külön projekt lehet például a munka, az otthoni ügyintézés vagy egy nyaralás megszervezése.

Mire valók a címkék?

A címkékkel olyan feladatokat kapcsolhatsz össze, amelyek különböző projektekhez tartoznak, de valamilyen közös tulajdonságuk van. Ilyen lehet például a @telefon vagy az @otthon címke.

Lehet ismétlődő feladatokat kezelni a Todoistban?

Igen. Az ismétlődő feladatok különösen hasznosak a rendszeresen visszatérő teendőknél, mert nem kell minden alkalommal újra létrehoznod ugyanazt a feladatot.

Todoist vagy naptár: mi a különbség?

A naptár elsősorban az időponthoz kötött események kezelésére alkalmas, míg a Todoist a végrehajtandó feladatokra koncentrál. A két eszköz ezért nem feltétlenül helyettesíti egymást: egymás mellett is használhatók.

Todoist vagy papír alapú teendőlista a jobb?

Attól függ, milyen feladatokat kezelsz. Néhány napi teendőhöz egy papírlista is elegendő lehet. Sok, különböző időpontban esedékes vagy rendszeresen ismétlődő feladat esetén egy digitális rendszer több lehetőséget kínál.

Érdemes minden feladathoz határidőt adni?

Nem feltétlenül. Ha túl sok feladat kap mesterséges határidőt, könnyen megtelik a rendszer lejárt teendőkkel. A dátumokat érdemes elsősorban akkor használni, amikor valódi jelentőségük van, vagy ténylegesen arra a napra tervezed a feladat végrehajtását.

Megéri a Todoist fizetős változata?

Ez attól függ, hogyan használod az alkalmazást és szükséged van-e olyan funkciókra, amelyek az aktuális ingyenes csomagban nem érhetők el. Érdemes először egy egyszerű rendszerrel elkezdeni a használatát, és csak konkrét igény esetén előfizetni.